Mẫu kế hoạch công việc bằng Excel cập nhật chi tiết những nội dung công việc cần thực hiện, yêu cầu về kết quả, thời gian hoàn thành công việc,… là yếu tố quan trọng giúp bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, hạn chế tối đa tình trạng sai sót, chậm trễ trong công việc. Và nếu bạn vẫn đang loay hoay không biết lập bảng kế hoạch công việc của mình thì đừng bỏ qua hướng dẫn lập mẫu kế hoạch công việc bằng Excel dưới đây nhé! Có thể nó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đấy.
Kế hoạch công việc là gì?
Kế hoạch công việc là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định nhằm hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch công việc có thể là của một cá nhân, một nhóm người hay thậm chí là một tổ chức.
Kế hoạch công việc có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh sách, bảng biểu, sơ đồ được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn thực hiện, được chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, phân bổ nguồn lực, ấn định các mục tiêu cụ thể, xác định các biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện để hoàn thành mục tiêu, chỉ tiêu đã đề ra.
Tại sao nên sử dụng Excel để lập kế hoạch công việc?
Microsoft Excel thường được sử dụng như một công cụ quản lý công việc đơn giản giúp hình dung, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.
Excel cho phép người dùng dễ dàng lập kế hoạch cho từng công việc với sự trợ giúp của bảng tính bao gồm các cột với danh sách công việc, chủ sở hữu của chúng và ngày bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc. Trong số các cách sử dụng khác, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng bảng tính của Excel để ghi lại thu nhập, chi tiêu và chi phí chung-mọi thứ mà doanh nghiệp làm để quản lý ngân sách tương ứng của họ.
Những lợi ích của việc lập mẫu kế hoạch công việc bằng Excel phải kể đến như:
- Thao tác dữ liệu đơn giản: Excel cung cấp một số công cụ giúp bạn có thể dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu. Điều này giúp cho việc quản lý công việc bằng Excel hiệu quả hơn.
- Các công cụ phân tích để phân tích hiệu quả: Excel giúp bạn có thể phân tích một lượng lớn dữ liệu và trực quan hóa nó bằng đồ thị và biểu đồ.
- Dễ dàng theo dõi và giám sát tình trạng công việc: Với Excel, các công việc được phân chia, sắp xếp rõ ràng giúp bạn dễ dàng theo dõi và giám sát trạng thái công việc của mình, thậm chí bạn có thể tạo đồ thị và biểu đồ dòng thời gian để theo dõi tiến độ công việc của mình.
- Các mẫu kế hoạch công việc bằng Excel giúp bạn dễ dàng thu thập dữ liệu và xác định các phần phụ thuộc. Những điều này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và so sánh ngày ước tính với ngày thực tế.
Các nội dung chính của mẫu kế hoạch công việc bằng Excel
Dù là bạn tự lập mẫu kế hoạch công việc bằng Excel hay sử dụng các mẫu có sẵn thì đều cần đảm bảo một số nội dung chính như sau:
Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày bằng Excel
Đối với mẫu kế hoạch công việc bằng Excel hàng ngày cần đảm bảo các nội dung chính như sau: công việc cần thực hiện, người thực hiện công việc, thời gian thực hiện cho từng công việc (bắt đầu và kết thúc khi nào).
Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm một số thông tin khác giúp bảng kế hoạch công việc của mình được chi tiết và rõ ràng hơn. Chẳng hạn như kế hoạch nằm trong dự án nào, thuộc bộ phận nào,…
Mẫu kế hoạch công việc bằng Excel theo tuần, theo tháng
So với mẫu kế hoạch công việc hàng ngày, mẫu kế hoạch công việc bằng Excel theo tuần, theo tháng đòi hỏi nhiều thông tin hơn giúp việc quản lý và theo dõi công việc dễ dàng và thuận tiện hơn.
Nội dung chính trong mẫu kế hoạch công việc bằng Excel theo tuần, theo tháng thường bao gồm những thông tin như sau:
- Tên đơn vị, công ty, phòng ban trực thuộc và người lên kế hoạch.
- Thời gian thực hiện (bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc).
- Mục tiêu của kế hoạch.
- Yêu cầu của kế hoạch hay những người liên quan đến kế hoạch
- Những thiết bị, thông tin cần có để thực hiện kế hoạch.
- Chiến lược, cách thức thực hiện kế hoạch. Song song với đó là những kế hoạch dự phòng, phòng ngừa rủi ro, và những phương án tạm thời trong các trường hợp bất ngờ có thể xảy ra.
Và còn rất nhiều nội dung khác chi tiết hơn tùy theo từng trường hợp cụ thể. Nhưng nhìn chung để có thể xây dựng được những mẫu kế hoạch công việc hiệu quả, bạn cần đưa ra được phương pháp thực hiện, cách thức sử dụng nguồn nhân lực của công ty, làm thế nào để mang đến hiệu quả cao nhất, hoàn thành tốt nhất các mục tiêu đã đề ra. Việc lập kế hoạch công việc cần bám sát tình hình thực tế để được ra phương hướng giải quyết đúng đắn và phù hợp nhất.
Một số lưu ý khi lập mẫu kế hoạch công việc bằng Excel
Kế hoạch công việc cần rõ ràng, tỉ mỉ, tính khả thi càng cao
Với bất cứ kế hoạch công việc nào cũng vậy, càng chi tiết thì càng dễ thực hiện. Sẽ có rất nhiều công việc mà bạn cần thực hiện. Nếu không sắp xếp các công việc rõ ràng, chi tiết thì công việc của bạn sẽ rất dễ bị “chất chồng như núi”, khiến bạn loay hoay không nên thực hiện công việc nào trước.
Không ôm đồm quá nhiều công việc trong cùng một khung thời gian
Thay vì sắp xếp quá nhiều công việc trong một khung thời gian, thời gian còn lại thì rảnh. Tốt nhất, bạn nên sắp xếp các công việc cần giải quyết nhanh, khẩn cấp trước. Những việc chưa gấp thì có thể sắp xếp vào những khung thời gian sau.
Bổ sung thêm thông tin về kết quả công việc
Trong mẫu bảng kế hoạch công việc bằng Excel, bạn nên bổ sung thêm cột thông tin về kết quả công việc (đã hoàn thành hay chưa hoàn thành). Bạn có thể bổ sung hàng kết quả công việc ngay phía dưới hàng ghi công việc để thuận tiện cho việc theo dõi.
Trên đây là một số chia sẻ về mẫu kế hoạch công việc bằng Excel. Hy vọng qua bài viết hôm nay, các bạn đã có thêm thông tin hữu ích về việc lập mẫu kế hoạch công việc bằng Excel, giúp ích cho việc thực hiện cũng như theo dõi công việc hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng của bản thân một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.
