Được bình chọn là một trong những ý tưởng kinh doanh có ảnh hưởng nhất từng được trình bày trong Tạp chí Kinh doanh Harvard, Balanced Scorecard (viết tắt là BSC) đã và đang là một trong những công cụ quản lý được ưa chuộng trên toàn cầu.
Vậy Balanced Scorecard là gì? Ý nghĩa của Balanced Scorecard là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay để có lời giải đáp chính xác nhất!
Balanced Scorecard là gì?
Balanced Scorecard (viết tắt là BSC) dịch ra tiếng Việt có nghĩa là Thẻ điểm cân bằng, là một khuôn khổ kinh doanh được sử dụng để theo dõi và quản lý chiến lược của một tổ chức.
Về cốt lõi, Balanced Scorecard chỉ đơn giản là một bảng với một vài tính năng ghi lại các con số được liên kết với một tổ chức phù hợp với các giá trị mục tiêu của tổ chức đó. Bảng được xem xét định kỳ và bằng cách so sánh hiệu suất thực tế đạt được so với mục tiêu. Các nhà quản lý có thể phát hiện ra các vấn đề dễ dàng hơn và lựa chọn can thiệp vào tổ chức để khắc phục những vấn đề này trước khi chúng trở thành vấn đề.
Với Balanced Scorecard, bạn có khả năng:
- Mô tả chiến lược của bạn
- Đo lường chiến lược của bạn
- Theo dõi các hành động bạn đang thực hiện để cải thiện kết quả của mình.
Lịch sử của Balanced Scorecard
Được phát triển bởi Robert Kaplan và David Norton vào đầu những năm 1990, Balanced Scorecard không chỉ là một hệ thống đo lường, trên thực tế, nó là một hệ thống quản lý .
Trong cuốn sách “The Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action”, Kaplan và Norton mô tả Balanced Scorecard là một động thái cần thiết để tránh phụ thuộc quá nhiều vào các biện pháp tài chính. Theo Kaplan và Norton, vì các biện pháp tài chính báo cáo về quá khứ, chúng đưa ra “một câu chuyện thích hợp cho các công ty thời đại công nghiệp” chứ không phải “các công ty thời đại thông tin”. Trong thời đại thông tin, các tổ chức phải “tạo ra giá trị tương lai thông qua đầu tư vào khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, quy trình, công nghệ và sự đổi mới”.
Một cách tiếp cận tài chính chặt chẽ để quản lý các tổ chức là không hoàn chỉnh, vì nó không nắm bắt được toàn cảnh của doanh nghiệp và không phải là một chỉ báo cho tương lai. Đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức một cách cân bằng trên các thông số ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh trở nên quan trọng để quản lý tốt hơn.
Các quan điểm về Balanced Scorecard
Balanced Scorecard dựa trên bốn quan điểm để theo dõi sức khỏe doanh nghiệp. Đặc biệt:
- Tài chính: Sức khỏe tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng rất quan trọng đối với sự tồn tại lâu dài. Các thước đo điển hình được các công ty hoạt động vì lợi nhuận sử dụng bao gồm tăng trưởng doanh thu, thu nhập từ hoạt động kinh doanh, lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu và các thước đo khác mà chủ sở hữu quan tâm.
- Khách hàng: Góc độ khách hàng so sánh dịch vụ của doanh nghiệp với dịch vụ của đối thủ cạnh tranh. Các chỉ số cụ thể khác nhau tùy theo ngành nhưng hầu hết đều tập trung vào thời gian, chất lượng và mức độ dịch vụ. Các chỉ số chung cho hầu hết các ngành bao gồm sự hài lòng của khách hàng và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. Các chỉ số khác cụ thể hơn theo ngành. Các công ty điện thoại di động theo dõi sự tăng trưởng và khuấy động khách hàng. Các công ty sản xuất theo dõi việc giao hàng đúng hạn và phần trăm đơn hàng được giao theo đơn đặt hàng (tức là không có đơn đặt hàng lại hoặc thay thế). Các công ty sản phẩm tiêu dùng theo dõi phần trăm khách hàng lặp lại và phần trăm doanh thu từ các sản phẩm được giới thiệu trong năm năm qua.
- Quy trình nội bộ: Quan điểm này giúp doanh nghiệp hiểu được hiệu quả và hiệu lực của các quy trình kinh doanh nội bộ và các công nghệ hỗ trợ. Nhiều công ty tập trung vào thời gian để nhận đơn đặt hàng, thuê mới hoặc hoàn thành các quy trình nội bộ khác. Các công ty sản xuất thường theo dõi thời gian thiết lập, thời gian chu kỳ, năng suất vượt qua lần đầu tiên và thời gian giới thiệu một sản phẩm mới. Các công ty đang cố gắng hợp lý hóa các quy trình nội bộ theo dõi tỷ lệ phần trăm quy trình không cần giấy tờ và số lượng quy trình tự phục vụ.
- Năng lực của tổ chức: Quan điểm này ban đầu được gọi là “Học hỏi và phát triển” và đôi khi được gọi là “Con người” bởi các doanh nghiệp tin rằng con người là bộ phận quan trọng nhất trong việc cải thiện năng lực của doanh nghiệp. Quan điểm này xem xét mức độ mà doanh nghiệp có thể phát triển và cải thiện cách thức hỗ trợ các mục tiêu của mình. Năng lực tổ chức giám sát con người, văn hóa, tổ chức và cơ sở hạ tầng để hỗ trợ họ. Các thước đo điển hình bao gồm mức độ hài lòng / sự gắn bó của nhân viên, thời gian thuê, doanh thu năm đầu tiên, sự thay đổi đáng tiếc (đôi khi không mong muốn) và đào tạo / giáo dục nhận được.
Balanced Scorecard ban đầu được thiết kế để giúp các công ty hoạt động vì lợi nhuận. Khi Balanced Scorecard được chấp nhận rộng rãi hơn, nó đã được điều chỉnh cho chính phủ và tổ chức phi lợi nhuận. Vì cả hai đều không có lợi nhuận, nên quan điểm tài chính thường được gọi là “Quản lý” để phản ánh nhu cầu quản lý kinh phí và nhân viên một cách thận trọng. Quan điểm khách hàng thường được đổi tên thành “Người thụ hưởng” hoặc “Người nhận” bởi các tổ chức phi lợi nhuận cung cấp dịch vụ của họ mà không có hoặc chi phí rất thấp. “Bên liên quan” được một số cơ quan chính phủ xem là mô tả nhiều hơn khách hàng.
Balanced Scorecard ban đầu mô tả 4 quan điểm nhưng đưa ra ít hướng dẫn về cách xác định các thước đo có ý nghĩa hoặc cách liên kết các thước đo với chiến lược. Cuốn sách: “The Strategy-Focused Organization: How Balanced Scorecard Companies Thrive in the New Business Environment” của Kaplan và Norton xuất bản năm 2001, đã giới thiệu bản đồ chiến lược để chỉ ra các hoạt động cụ thể cần thiết để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Bản đồ chiến lược là một bản trình bày trực quan, dài một trang về mối quan hệ qua lại giữa các hoạt động trên bốn quan điểm của Balanced Scorecard. Liên kết với mỗi hoạt động trong bản đồ chiến lược là các chỉ số hỗ trợ.
Thành phần chính của Balanced Scorecard
BSC bao gồm 3 thành phần đặc biệt sau:
Bản đồ Chiến lược
Thành phần đầu tiên và quan trọng nhất của BSC là “Bản đồ Chiến lược’”. Bản đồ trực quan các mục tiêu chiến lược chính của một công ty. Bản đồ Chiến lược cho thấy điểm đến tổng thể cũng như các mục tiêu và ưu tiên chính mà một công ty phải thực hiện trên đường đi. Các mục tiêu chiến lược thường được lập bản đồ theo bốn quan điểm, hỗ trợ lẫn nhau:
- Quan điểm tài chính – phác thảo các mục tiêu tài chính
- Quan điểm khách hàng – vạch ra các mục tiêu liên quan đến khách hàng và thị trường
- Quan điểm quy trình nội bộ – phác thảo các mục tiêu quy trình kinh doanh nội bộ
- Quan điểm Học tập và Tăng trưởng – phác thảo các mục tiêu liên quan đến nhân viên, văn hóa và hệ thống thông tin.
Việc vạch ra cách các mục tiêu trong mỗi quan điểm hỗ trợ lẫn nhau là một trong những lợi ích lớn của Bản đồ chiến lược. Thay vì liệt kê các mục tiêu chiến lược một cách dường như không liên quan, Bản đồ Chiến lược mô tả cách mỗi mục tiêu hỗ trợ những người khác và cách tất cả chúng giúp đạt được mục tiêu cuối cùng.
Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI)
Thành phần thứ hai của BSC là các Chỉ số Hiệu suất Chính cho phép các công ty đo lường và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất của họ (được nêu trong Bản đồ Chiến lược). Các Chỉ số Hiệu suất Chính, hay gọi tắt là KPI, là công cụ điều hướng quan trọng đối với các nhà quản lý. Mỗi KPI cần được xác định rõ và bao gồm các mục tiêu hoặc điểm chuẩn.
Kế hoạch hành động
Thành phần thứ ba của BSC là Kế hoạch hành động đảm bảo các dự án, chương trình hoặc sáng kiến phù hợp được thực hiện để thực hiện từng mục tiêu chiến lược trên Bản đồ Chiến lược.
Balanced Scorecard thường được sử dụng như thế nào?
Balanced Scorecard thường được sử dụng nhất theo 3 cách:
- Để đưa chiến lược của một tổ chức vào cuộc sống: Sau đó, những người trong công ty có thể sử dụng chiến lược này để đưa ra quyết định trong toàn công ty.
- Để truyền đạt chiến lược trong toàn tổ chức: Đây là nơi mà bản đồ chiến lược rất quan trọng. Các tổ chức in nó và đưa nó vào thông tin liên lạc giữa các văn phòng, đưa nó vào mạng nội bộ của họ, giao tiếp với các đối tác kinh doanh, xuất bản nó trên trang web của họ và hơn thế nữa.
- Để theo dõi hiệu suất chiến lược: Điều đó thường được thực hiện thông qua các báo cáo hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
Ưu và nhược điểm của Balanced Scorecard
Ưu điểm của Balanced Scorecard:
Nhìn chung, Balanced Scorecard giúp các công ty tập trung vào việc đo lường hiệu suất trong nhiều lĩnh vực. Nó có tính đến các hạng mục đôi khi có thể bị bỏ qua trong một công ty, chẳng hạn như quy trình nội bộ và mức độ hài lòng của khách hàng hiện tại. Dưới đây là một số lợi thế lớn nhất của việc sử dụng phương pháp này trong doanh nghiệp của bạn:
Mang lại cấu trúc cho chiến lược kinh doanh
Các bộ phận khác nhau trong một tổ chức có thể có cách đo lường hiệu suất riêng và những gì họ cho là quan trọng về mặt chỉ số đo lường. Với Balanced Scorecard, các nhà lãnh đạo và bộ phận khác nhau vẫn có thể cá nhân hóa việc đo lường hiệu suất của họ, nhưng tất cả đều nằm trong một cấu trúc nhất định có thể hiểu được trong toàn tổ chức. Nó mang lại một vị trí chung cho mọi người trong công ty để đo lường thành công.
Giúp giao tiếp dễ dàng hơn
Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và các phòng ban trở nên dễ dàng hơn khi mọi người nói cùng một ngôn ngữ. Nói cách khác, có một hệ thống đo lường hiệu suất được sắp xếp hợp lý có nghĩa là việc nói về chiến lược và tiến độ trong tổ chức sẽ dễ dàng hơn.
Tạo điều kiện cho sự liên kết tốt hơn
Với Balanced Scorecard, các thành viên của tổ chức có thể dễ dàng liên kết các mục tiêu và mục tiêu của họ ở các cấp độ khác nhau của công ty. Nó giúp bạn không phải phỏng đoán khi cố gắng hiểu trách nhiệm của mọi người và nó giúp các nhóm và phòng ban được đồng bộ hóa theo một cấu trúc. Điều này cũng dẫn đến việc có một bức tranh rõ ràng hơn nhiều về các dự án và sáng kiến, hy vọng sẽ chuyển thành thời gian quay vòng ngắn hơn với kết quả tối ưu hơn.
Kết nối cá nhân nhân viên với các mục tiêu của tổ chức
Balanced Scorecard giúp nhân viên “để mắt đến giải thưởng” có thể nói là về mục tiêu. Những người lao động cá nhân có thể thấy nó giúp ích cho hiệu suất của chính họ khi họ có thể nhìn thấy mục đích lớn hơn đằng sau các mục tiêu mà họ muốn đạt được. Nó cũng có thêm lợi ích là giúp nhân viên tìm thấy mục đích trong tổ chức, do đó giữ chúng tham gia vào công việc của họ.
Nhược điểm của Balanced Scorecard
Mặc dù có rất nhiều lợi thế khi triển khai Balanced Scorecard vào nơi làm việc của bạn, nhưng cũng có những trở ngại và bất lợi tiềm ẩn đối với Balanced Scorecard.
Nó phải được điều chỉnh cho phù hợp với tổ chức
Balanced Scorecard được cho là cung cấp một khuôn khổ để từ đó hoạt động. Tuy nhiên, nó vẫn sẽ cần được tùy chỉnh cho mọi tổ chức sử dụng hệ thống này. Việc này có thể mất rất nhiều thời gian và trong khi các ví dụ hữu ích, chúng không thể được sao chép chính xác do nhu cầu riêng của mọi doanh nghiệp.
Nó cần sự hỗ trợ từ lãnh đạo để thành công
Để Balanced Scorecard phát huy hết tác dụng, nó phải được thực hiện từ dưới lên trên cùng của tổ chức. Điều này có nghĩa là nhận được sự ủng hộ từ các nhà lãnh đạo. Điều này đôi khi có thể mất thời gian để thuyết phục, chưa kể đến việc học tập liên quan đến việc cả tổ chức sử dụng hệ thống mới.
Nó có thể trở nên phức tạp
Bản thân khuôn khổ của Balanced Scorecard cần một chút thời gian và tâm huyết để hiểu. Có vô số tài nguyên và nghiên cứu điển hình để đọc và bạn rất dễ bị sa lầy với nhiều cách khác nhau khi sử dụng phương pháp này.
Nó đòi hỏi rất nhiều dữ liệu
Hầu hết các Balanced Scorecard yêu cầu người quản lý và các thành viên trong nhóm báo cáo thông tin, có nghĩa là ghi lại dữ liệu. Nhiều người không thích điều này vì họ thấy nó tẻ nhạt và cũng có thể cản trở việc thực hiện công việc cần thiết để đạt được các mục tiêu.
Ai có thể sử dụng Balanced Scorecard?
Các công ty, tổ chức và chính phủ trên toàn thế giới đều có thể sử dụng BSC. Nó là một hệ thống đo lường hiệu suất và quản lý hiệu quả kinh doanh kết hợp. Quy mô tổ chức không phải là vấn đề cần cân nhắc, mặc dù BSC được sử dụng bởi hơn 50% các công ty lớn nhất trên thế giới, nó cũng được sử dụng bởi vô số các công ty vừa và nhỏ.
Hạn chế duy nhất áp dụng cho BSC là tổ chức phải được thành lập và duy trì trong vài năm. BSC không hoạt động tốt đối với các công ty mới thành lập. Một số tổ chức nổi tiếng sử dụng thẻ điểm cân bằng bao gồm: Thompson Reuters , Volkswagon , Philips Electronics , UPS và FBI.
Mặc dù Balanced Scorecard chắc chắn là một phương pháp đã được thử và đúng với nhiều lợi thế tiềm năng. Nhưng điều quan trọng là phải xem xét cách thức hoạt động của công ty bạn và liệu Balanced Scorecard có đáng để đầu tư hay không.
Mong rằng với những thông tin cung cấp trong bài viết hôm nay, các bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về Balanced Scorecard. Từ đó cân nhắc về việc ứng dụng Balanced Scorecard vào hoạt động của công ty, thúc đẩy việc phát triển và hoàn thành các mục tiêu chung của công ty. Chúc các bạn thành công!
