Kanban là gì? Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc để xác định, quản lý và cải tiến các dịch vụ cung cấp công việc kiến thức. Nó nhằm mục đích giúp bạn hình dung công việc của mình, tối đa hóa hiệu quả và cải tiến liên tục.
Trong bài viết hôm nay, hãy cùng Đọc Sách Hay dành chút thời gian tìm hiểu về phương pháp Kanban là gì cũng như những ứng dụng của nó trong cuộc sống, công việc hiện nay nhé!
Kanban là gì?
Kanban là một hệ thống trực quan để quản lý công việc khi nó di chuyển qua một quy trình. Kanban hình dung cả quy trình (quy trình làm việc) và công việc thực tế đi qua quy trình đó. Mục tiêu của Kanban là xác định các nút thắt tiềm ẩn trong quy trình của bạn và khắc phục chúng, giúp bạn có thể hạn chế công việc đang làm trong khi vẫn tối đa hóa hiệu quả.
Kanban, cũng được đánh vần là “ kamban ” trong tiếng Nhật, được dịch là “Biển quảng cáo” (“bảng hiệu” trong tiếng Trung Quốc) cho biết “khả năng sẵn có (để làm việc)”. Kanban là một khái niệm liên quan đến sản xuất tinh gọn và đúng lúc (JIT), nơi nó được sử dụng như một hệ thống lập kế hoạch cho bạn biết sản xuất cái gì , sản xuất khi nào và sản xuất bao nhiêu.
Kanban bắt nguồn từ đâu?
Hệ thống Kanban đầu tiên được phát triển bởi Taiichi Ohno (Kỹ sư Công nghiệp và Doanh nhân) cho ô tô Toyota tại Nhật Bản, vào đầu những năm 1940. Nó được tạo ra như một hệ thống lập kế hoạch đơn giản, nhằm mục đích kiểm soát và quản lý công việc cũng như hàng tồn kho ở mọi giai đoạn sản xuất một cách tối ưu.
Một lý do chính cho sự phát triển của Kanban là năng suất và hiệu quả của Toyota không tương xứng so với các đối thủ ô tô của Mỹ. Với Kanban, Toyota đã đạt được một hệ thống kiểm soát sản xuất linh hoạt và hiệu quả trong thời gian vừa phải, giúp tăng năng suất đồng thời giảm nguyên liệu tồn kho, bán thành phẩm và thành phẩm tốn nhiều chi phí.
Một hệ thống Kanban kiểm soát lý tưởng toàn bộ chuỗi giá trị từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng cuối cùng. Bằng cách này, nó giúp tránh được sự gián đoạn nguồn cung và dự trữ quá nhiều hàng hóa ở các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Kanban yêu cầu giám sát liên tục quá trình. Cần đặc biệt chú ý để tránh tắc nghẽn có thể làm chậm quá trình sản xuất. Mục đích là đạt được thông lượng cao hơn với thời gian giao hàng thấp hơn. Theo thời gian, Kanban đã trở thành một phương thức hiệu quả trong nhiều hệ thống sản xuất.
Sự phát triển của Kanban
Trong khi Kanban được Taiichi Ohno giới thiệu trong ngành sản xuất thì David J. Anderson, một nhà tư tưởng Lean nổi tiếng, lại là người đầu tiên đưa khái niệm Kanban là gì vào lĩnh vực Công nghệ thông tin (CNTT), Phát triển phần mềm và công việc tri thức nói chung vào năm 2004.
Ông cũng đã viết cuốn sách của riêng mình, “Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business” (Kanban: Thay đổi thành công tiến hóa cho công việc kinh doanh công nghệ của bạn), vào năm 2010 và thành lập Đại học Lean Kanban sau này. Anderson làm rõ rằng Kanban không bị nhầm lẫn với quá trình phát triển phần mềm hoặc quản lý dự án. Ông nhấn mạnh rằng Kanban được xem và sử dụng như một phương pháp hoặc kỹ thuật để giúp quá trình phát triển phần mềm hoặc quản lý dự án hiện có được cải thiện dần dần.
Nguyên tắc Kanban
Phương pháp Kanban là một hệ thống kéo – điều này có nghĩa là công việc được kéo vào hệ thống khi nhóm có đủ năng lực cho nó, thay vì các nhiệm vụ được giao từ cấp trên. Kanban có thể được sử dụng để cải thiện quy trình và hiệu quả quy trình làm việc mà không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với cấu trúc nhóm của bạn.
Trước khi áp dụng Phương pháp Kanban trong doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng trước tiên là phải hiểu và áp dụng các nguyên tắc cơ bản của nó:
- Bắt đầu với những gì bạn đang làm bây giờ – Kanban không yêu cầu thiết lập cụ thể và có thể được áp dụng trực tiếp vào quy trình làm việc hiện tại của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng thực hiện vì không cần phải thay đổi các quy trình hiện có của bạn. Các lợi ích của Kanban là dần dần, và bất kỳ sự cải thiện quá trình được áp dụng theo thời gian.
- Đồng ý theo đuổi sự thay đổi gia tăng, mang tính tiến hóa – Việc quét các thay đổi có thể khiến các nhóm không ổn định, làm gián đoạn dòng chảy và làm hỏng hiệu suất. Kanban được thiết kế để giảm thiểu sức đề kháng bằng cách khuyến khích những thay đổi liên tục, gia tăng và tiến hóa.
- Tôn trọng quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại – Không nên thay đổi tổ chức ngay từ đầu. Kanban nhận ra rằng các quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện có có thể có giá trị và đáng được bảo tồn. Thay vào đó, Kanban khuyến khích thay đổi gia tăng để tránh cảm xúc phản kháng.
- Khuyến khích các hành vi của lãnh đạo ở tất cả các cấp – Kanban thúc đẩy sự lãnh đạo và ra quyết định giữa tất cả các thành viên. Nếu thành viên có thứ hạng thấp nhất trong nhóm có một ý tưởng sáng tạo, nó cần được ghi nhận và chấp nhận. Mọi người nên nuôi dưỡng tư duy cải tiến liên tục (Kaizen) – để nhân viên của bạn đạt được hiệu suất tối ưu.
Các thực hành cơ bản của phương pháp Kanban
Phương pháp Kanban sử dụng sáu thực hành cơ bản để đạt được sự nhanh nhạy được cải thiện trong việc cung cấp dịch vụ. Những thông lệ này cần được áp dụng, xem xét và cải tiến liên tục.
- Hình dung quy trình làm việc – Nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất là hiểu quy trình công việc hiện tại – trình tự các bước cần thực hiện là gì để chuyển một mặt hàng từ yêu cầu sang sản phẩm có thể giao được. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng bảng Kanban với các thẻ và cột: mỗi cột đại diện cho một bước trong quy trình làm việc của bạn và mỗi thẻ đại diện cho một hạng mục công việc. Mọi mặt hàng đều di chuyển theo dòng chảy từ đầu đến cuối. Bằng cách quan sát quá trình này, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và xác định các nút thắt cổ chai trong thời gian thực.
- Giới hạn công việc đang tiến hành (Work in Progress – WIP) – Mất tập trung có thể gây hại nghiêm trọng đến hiệu suất của nhóm của bạn, vì vậy phương pháp này tập trung vào việc loại bỏ gián đoạn bằng cách đặt giới hạn cho công việc đang thực hiện. Bằng cách áp dụng các giới hạn cho WIP , các nhóm tập trung hoàn thành công việc còn tồn đọng trước khi bắt đầu công việc mới. Hạn chế WIP là rất quan trọng để thực hiện thành công Kanban.
- Quản lý dòng chảy – Bằng cách quan sát và phân tích hiệu quả dòng chảy, bạn có thể xác định bất kỳ khu vực vấn đề nào. Mục tiêu chính của việc triển khai Kanban là tạo ra một quy trình làm việc trôi chảy bằng cách cải thiện thời gian thực hiện và tránh sự chậm trễ. Bạn nên luôn cố gắng để làm cho quá trình của bạn hiệu quả hơn.
- Đưa ra các chính sách về quy trình một cách rõ ràng – Quy trình nên được xác định rõ ràng, công bố và xác nhận cho mọi người trong nhóm: mọi người sẽ không cảm thấy có động lực để trở thành một phần của điều gì đó trừ khi họ nghĩ rằng nó sẽ hữu ích. Khi mọi người đều biết về các chính sách rõ ràng, mỗi người có thể đề xuất các cải tiến sẽ cải thiện hiệu suất.
- Sử dụng vòng lặp phản hồi – Để thay đổi tích cực xảy ra, các cuộc họp thường xuyên là cần thiết để cung cấp phản hồi cần thiết cho toàn bộ nhóm. Tần suất của các cuộc họp này khác nhau, nhưng ý tưởng là chúng diễn ra đều đặn, vào một thời điểm cố định và đi thẳng vào vấn đề.
- Cải thiện một cách hợp tác – Kanban yêu cầu đánh giá, phân tích và cải tiến liên tục. Khi các nhóm có sự hiểu biết chung về quy trình, họ có nhiều khả năng đạt được sự đồng thuận nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh. Phương pháp Kanban gợi ý rằng các mô hình tiếp cận khoa học khác nhau được sử dụng để thực hiện các thay đổi liên tục, gia tăng và tiến hóa.
Cách triển khai Kanban
Hiển thị công việc. Cách các đội làm điều này bằng cách tạo một bảng Kanban, với các cột và thẻ. Về cơ bản nhất, chúng ta có thể nói có 4 cột:
- Backlog – Công việc tồn đọng của sản phẩm.
- Việc cần làm – Tất cả các công việc chưa bắt đầu.
- Đang thực hiện – Các nhiệm vụ đã bắt đầu.
- Done – Đã hoàn thành nhiệm vụ.
Mỗi nhiệm vụ chiếm một thẻ Kanban và được di chuyển trên bảng khi nó tiến triển qua mỗi trạng thái. Trong trường hợp lý tưởng, các nhiệm vụ di chuyển trơn tru giữa các trạng thái. Trên thực tế, có những điểm nghẽn và cản trở dòng chảy.
Thực hiện một hệ thống kéo. Thông thường, nhóm công việc quá tải và công việc bị trì hoãn trong quy trình làm việc của bạn xuất hiện khi công việc bị quản lý đẩy xuống dòng. Khi ngày càng nhiều công việc đã được bắt đầu, không có gì thực sự hoàn thành do đa nhiệm liên tục và chuyển đổi ngữ cảnh.
Thực hiện một hệ thống kéo Kanban là một cách tốt để giải quyết vấn đề này.
Hệ thống kéo có nghĩa là các thành viên trong nhóm sẽ lấy các công việc từ danh sách Việc cần làm trong hội đồng quản trị của bạn nếu và chỉ khi họ có đủ khả năng để giải quyết công việc mới.
Trong hệ thống kéo, quản lý xác định mức độ ưu tiên của một nhiệm vụ bằng cách gán các lớp dịch vụ trước khi đặt nó vào cột Việc cần làm. Khi nhóm có chỗ trống cho công việc mới, họ sẽ kéo nhiệm vụ đó vào trong quá trình này. Đây là điểm của sự cam kết.
Cách tiếp cận này cho phép ban lãnh đạo sắp xếp lại công việc cho đến thời điểm nó được bắt đầu. Đó là một cách hiệu quả để duy trì khả năng thích ứng với những thay đổi của thị trường, vì bạn luôn làm việc với những gì quan trọng nhất trước tiên.
Giới hạn công việc đang tiến hành. Giới hạn Work in Progress (WIP) trong Kanban giúp bạn điều chỉnh nhu cầu của khách hàng với năng lực của nhóm bạn. Chúng ngăn không cho công việc chồng chất và đảm bảo nhóm của bạn tập trung hoàn thành công việc cũ hơn là bắt đầu công việc mới.
Giới hạn WIP là liều thuốc giải độc cho phép bạn tập trung vào một việc tại một thời điểm và ngăn công việc bị trì hoãn hoặc bị bỏ rơi trong quy trình của bạn. Các giới hạn WIP phù hợp sẽ đảm bảo nhóm của bạn không bao giờ bị quá tải và luôn có việc phải làm.
Lợi ích của Kanban
Phương pháp Kanban mang lại rất nhiều lợi ích trong một khoảng thời gian ngắn và ít phức tạp nhất. Kanban có thể nhanh chóng mang lại cho các nhóm và tổ chức của bạn những lợi ích sau:
- Giảm WIP – bản thân điều này có vẻ không phải là một lợi ích, nhưng nó thực sự là như vậy. WIP ít hơn có nghĩa là vốn lưu động ít hơn và nó là điều kiện cho tất cả các lợi ích tiếp theo.
- Giảm thời gian tiếp cận thị trường – không cần phải nói rằng việc trở nên nhanh chóng trong thế giới cạnh tranh và không thể đoán trước là quan trọng như thế nào.
- Giảm tải quá tải – bằng cách hạn chế WIP, thiết lập chính sách và thực hiện kéo bạn tối đa hóa năng suất hệ thống trong khi giảm tải quá tải và đa tác vụ. Điều này có tác dụng phụ là cải thiện tinh thần của cả đội.
- Giảm lãng phí sản xuất quá mức – đây là một trong những lãng phí thông thường trong phát triển phần mềm – phát triển nhiều hơn mức cần thiết hoặc yêu cầu của khách hàng – Bằng cách thực hiện pull, bạn giảm lượng công việc bổ sung vô ích.
- Năng suất – năng suất được cải thiện bằng cách làm ít việc hơn tại một thời điểm nhưng hoàn thành nhiều việc hơn. Trọng tâm của Kanban là làm cho các mặt hàng lưu chuyển nhanh nhất có thể thông qua hệ thống.
- Khả năng dự đoán – hạn chế WIP và thực hiện kéo là một cách để giảm sự thay đổi trong hệ thống cũng như làm việc một cách có hệ thống để giảm kích thước hàng đợi và tắc nghẽn. Điều này có tác động trực tiếp đến thời gian đưa ra thị trường và khả năng dự đoán bằng cách giảm rủi ro vốn có đối với hệ thống hoặc công việc
- Sự hài lòng của khách hàng – khách hàng nhận được những gì họ mong đợi thường xuyên hơn và với chất lượng tốt hơn để sự hài lòng của họ được cải thiện.
- Cho phép cải tiến liên tục – trực quan hóa mọi thứ và hạn chế WIP kích động các cuộc trò chuyện mà bạn sẽ không có. Điều này dẫn đến sự cải tiến không ngừng của quy trình.
Dự án nào được hưởng lợi nhiều nhất từ Kanban
Kanban có thể là một phương pháp tốt cho nhóm của bạn nếu dự án của bạn đáp ứng một số hoặc tất cả các tiêu chí sau:
- Quy trình công việc của bạn về cơ bản hoạt động nhưng có thể mượt mà và hiệu quả hơn
- Bạn đang gặp phải những tồn đọng về công việc bị đình trệ
- Tổ chức của bạn muốn cải thiện từng bước các quy trình hiện có hơn là áp đặt một hệ thống mới hoàn toàn
- Các ưu tiên của nhóm bạn có thể thay đổi trong thời gian ngắn
- Ưu tiên hàng đầu là đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Kanban so với Scrum
Cả Scrum và Kanban đều cung cấp các phương pháp tiếp cận dựa trên hiệu quả, nhịp độ nhanh để cải thiện việc phân phối. Một trong hai phương pháp cho phép bạn chia nhỏ các dự án lớn, phức tạp thành các phần có thể quản lý được, hình dung quy trình làm việc của chúng theo cách giúp toàn bộ nhóm luôn tuân thủ.
Tuy nhiên, về cách thực hiện, mỗi phương pháp về cơ bản là khác nhau. Vì lý do này, nhiều nhóm phân tích kỹ lưỡng cả hai trước khi quyết định triển khai Kanban hay Scrum. Không có quyết định đúng hay sai, tất cả phụ thuộc vào bối cảnh của bạn.
Phương pháp Kanban là một trong những phương pháp đơn giản nhất để thực hiện, không có thay đổi cấu trúc ngay lập tức và các nghi lễ quy định. Miễn là bạn liên tục phân tích và quản lý luồng công việc của mình, Kanban có thể tạo ra những kết quả đặc biệt.
Trên đây là một số thông tin chia sẻ về phương pháp Kanban mà Đọc Sách Hay đã tổng hợp được. Hy vọng với những thông tin cung cấp trong bài viết, các bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về phương pháp Kanban là gì, những lợi ích mà nó mang đến và cách triển khai Kanban hiệu quả nhất, tối ưu hóa lợi ích cho đội nhóm, tổ chức của bạn.
