Quy trình tuyển dụng nhân sự của một công ty sẽ phụ thuộc vào tình hình thực tế của công ty đó và những phương pháp mà công ty sử dụng để tuyển dụng người mới. Tuy nhiên, hầu hết các nhà tuyển dụng lớn và nhỏ đều có một quy trình chính thức tuyển dụng và thuê nhân viên mới.
Vậy quy trình tuyển dụng nhân sự diễn ra như thế nào? Những yếu tố nào sẽ tác động đến quy trình tuyển dụng nhân sự của một công ty? Bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay sẽ giúp các bạn có được lời giải đáp chính xác nhất!
Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?
Quy trình tuyển dụng nhân sự là các bước để thu hút và lựa chọn một nhân viên mới để lấp đầy chỗ trống trong một tổ chức. Công việc này thường được thực hiện bởi các nhà quản lý bộ phận, quản lý nguồn nhân lực (HRM), nhà tuyển dụng hoặc kết hợp cả ba. Các nhà quản lý nguồn nhân lực thường dẫn đầu quá trình này, cộng tác với các bộ phận liên quan và các thành viên trong nhóm để hợp lý hóa việc tuyển dụng.
Quá trình tuyển dụng bao gồm việc tìm kiếm ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách tốt nhất để phù hợp với công việc. Nó đòi hỏi một loạt các thu thập và xem xét hồ sơ, thực hiện các cuộc phỏng vấn việc làm, và cuối cùng là lựa chọn và giới thiệu một nhân viên để bắt đầu làm việc cho tổ chức.
Lợi ích của việc áp dụng một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả
Đầu tư thời gian để tạo và thực hiện một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả có thể mang lại những lợi ích sau:
Giảm chi phí tuyển dụng
Chủ động trong việc thuê nhân viên mới làm tăng lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể giúp các bộ phận của mình bằng cách cung cấp các nguồn lực và nhân lực cần thiết để hoàn thành trách nhiệm của họ cùng với việc giúp đỡ về mặt tài chính cho tổ chức của bạn bằng cách giảm chi phí mỗi lần thuê.
Chất lượng tuyển dụng mới tốt hơn
Bằng cách theo dõi nhanh các ứng viên chất lượng cao, bạn sẽ có nhiều khả năng giữ được sự quan tâm của họ hơn. Quá trình chậm hơn có thể khiến họ thất vọng và bị cám dỗ bởi các công ty khác. Một cuộc khảo sát với hơn 3.000 người tìm việc và 100 nhà tuyển dụng cho thấy 92% các công ty “đưa ra lời đề nghị trong vòng một tuần sau khi tiến hành phỏng vấn”.
Tăng năng suất của nhân viên
Quy trình tuyển dụng hiệu quả có thể giải phóng không gian cho các nhóm nhân sự đầu tư thời gian vào việc đào tạo nhân viên mới và hiện tại. Bằng cách tập trung vào học tập và phát triển, bạn có thể thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và hiệu suất sẽ mang lại kết quả lâu dài.
Các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng nhân sự
Mặc dù quy trình tuyển dụng nhân sự của một công ty có thể thay đổi tùy theo đặc điểm cụ thể của công ty đó. Tuy nhiên, vòng đời của một quy trình tuyển dụng thông thường sẽ bao gồm bảy giai đoạn có liên quan với nhau như sau:
Giai đoạn 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Bạn sẽ không thể tìm thấy thứ mình cần nếu ngay từ đầu bạn không biết mình cần gì. Vì vậy, quy trình tuyển dụng của bạn nên bắt đầu bằng việc xác định các vị trí còn trống, sau đó là phân tích các đặc điểm công việc bao gồm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vai trò. Dưới đây là một cách giúp bạn có thể xác định nhu cầu tuyển dụng của mình:
- Tìm ra đâu là khoảng trống trong nhóm hiện tại của bạn. Kiểm tra xem bạn có nhu cầu mới về khả năng, hiệu suất hoặc tính cách hay không. Tự hỏi bản thân xem bạn có cần ai đó để giải quyết điều gì đó mà hiện tại không được giải quyết hay không. Điều này sẽ cho bạn biết rằng có nhu cầu tuyển dụng.
- Theo dõi đầu vào so với đầu ra khi liên quan đến nhóm của bạn. Xem liệu có sự gia tăng khối lượng công việc cần được giải quyết bằng cách tuyển dụng hay không.
- Thường xuyên phân tích hiệu suất và lập danh sách các phẩm chất, trình độ, kỹ năng và năng lực còn thiếu mà bạn cần bổ sung vào nhóm của mình. Điều này cũng có thể báo hiệu về nhu cầu tuyển dụng.
- Hãy quan tâm đến việc nhân viên hiện tại rời đi. Đây chắc chắn là lúc bạn sẽ có nhu cầu tuyển dụng.
Mỗi khi bạn nhận ra rằng thực sự có nhu cầu tuyển dụng, hãy hành động trước khi nó trở thành một vấn đề cấp bách.
Quá trình tuyển dụng bắt đầu với việc lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm việc phân tích và mô tả đặc điểm công việc, trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để đáp ứng các vị trí đang tuyển dụng.
Nếu kế hoạch tuyển dụng không được cấu trúc tốt, nó có thể không thu hút được nhân viên tiềm năng từ một nhóm ứng viên.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tuyển dụng
- Quy mô của tổ chức
- Cơ cấu tiền lương
- Văn hóa làm việc và điều kiện làm việc trong tổ chức
- Tốc độ phát triển của tổ chức
- Thực trạng việc làm trong nền kinh tế
Thiết lập Nhóm Tuyển dụng tốt nhất
Một đội ngũ tuyển dụng mạnh mẽ đảm bảo một quá trình tuyển dụng nhân sự mạnh mẽ. Vai trò của nhóm trong quá trình tuyển dụng nhân sự là rất quan trọng vì một quyết định sai lầm có thể ảnh hưởng đến năng suất của toàn bộ lực lượng lao động.
Nhóm tuyển dụng tốt nhất phải có khả năng:
- Xác định rõ vị trí tuyển dụng và xác định những phẩm chất của một ứng viên lý tưởng.
- Viết mô tả công việc rõ ràng để giúp ứng viên hiểu công việc và đánh giá xem họ có phù hợp hay không.
- Lập dàn ý chi tiết những phẩm chất cần có ở một ứng viên lý tưởng, điều này cũng sẽ giúp ích sau này trong quá trình lựa chọn ứng viên.
Giai đoạn 2: Chuẩn bị Bản mô tả công việc
Một khi bạn biết chính xác những gì bạn cần về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cho vị trí tuyển dụng mới, đã đến lúc bạn cần xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Chuẩn bị một bản mô tả công việc toàn diện (Job Description – JD) sẽ giúp bạn biết nhân viên tiềm năng của bạn phải thể đáp ứng yêu cầu của công việc hay không. Quan trọng hơn, nó cung cấp cho nhân viên tiềm năng của bạn một danh sách kiểm tra hoặc một danh sách mà họ có thể tự so sánh trước khi nộp đơn. Nó là một công cụ để đảm bảo rằng bạn nhận được đơn xin việc từ những ứng viên phù hợp.
Bản mô tả công việc thường bao gồm một số thông tin như sau:
- Vị trí tuyển dụng
- Nghĩa vụ và trách nhiệm
- Trình độ & Kỹ năng
- Lương thưởng, Đặc quyền & Quyền lợi
Giai đoạn 3: Tìm kiếm tài năng
Xác định đúng tài năng, thu hút họ và thúc đẩy họ nộp đơn là những khía cạnh quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng nhân sự. Danh sách việc làm nên được quảng cáo nội bộ để tạo giới thiệu cũng như ra bên ngoài trên các trang mạng xã hội phổ biến và trang tuyển dụng ưa thích. Các nhà tuyển dụng cũng có thể tham gia các hội chợ việc làm và quảng bá mở trên các ấn phẩm hàng đầu của ngành để tạo ra một mạng lưới tuyển dụng rộng lớn hơn.
Nói chung, có hai nguồn tuyển dụng có thể được khai thác để tìm kiếm tài năng:
Nguồn tuyển dụng nội bộ
Khi các nhà tuyển dụng sử dụng các nguồn nội bộ để tuyển dụng, nó có tác dụng thúc đẩy các nhân viên hiện tại làm việc hiệu quả hơn và tối đa hóa sự hài lòng trong công việc cũng như cảm giác an toàn của họ. Việc tuyển dụng thông qua các nguồn nội bộ cũng làm giảm tỷ lệ hao hụt cùng với chi phí và công sức.
Việc tuyển dụng nội bộ thường bao gồm một số hình thức như sau:
- Thuyên chuyển vị trí
Nhà tuyển dụng có thể lấp chỗ trống ở một vị trí khác mà không có bất kỳ thay đổi nào về vai trò công việc, tình trạng hoặc mức lương của nhân viên bằng cách thuyên chuyển một ứng viên phù hợp từ trong tổ chức.
- Thăng chức
Vị trí tuyển dụng cũng có thể được lấp đầy bằng cách đề nghị một nhân viên có hiệu suất cao đảm nhận một vị trí cấp cao trong tổ chức để giải quyết các trách nhiệm bổ sung cùng với việc tăng lương. Chính sách thăng chức tăng lương sẽ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn và cũng giảm tỷ lệ “thất thoát” nhân viên.
- Cách chức
Tùy thuộc vào hiệu quả công việc của nhân viên, đôi khi ban lãnh đạo phải đưa ra quyết định hạ thấp vị trí của những nhân viên kém hiệu quả. Những nhân viên này sau đó trở thành nguồn để lấp đầy các vị trí thấp hơn.
- Nhân viên hiện tại
Các nhân viên trong tổ chức của bạn có thể truyền bá thông tin trên các tài khoản mạng xã hội của họ để giúp bạn lấp đầy các vị trí tuyển dụng. Có một chương trình giới thiệu nhân viên mới trong đó nhân viên hiện tại được khuyến khích để mang lại những ứng viên phù hợp cũng có thể giúp đẩy nhanh quá trình tuyển dụng.
- Nhân viên đã nghỉ hưu
Trong trường hợp khẩn cấp hoặc một dự án quan trọng, các nhân viên đã nghỉ hưu cũng có thể được gọi để bổ sung vào một vị trí trong một thời gian ngắn cho đến khi tìm được ứng viên thích hợp.
- Các ứng viên trước đây
Việc lưu giữ thông tin của những ứng viên đã nộp đơn trước đó sẽ tạo ra một cơ sở dữ liệu dồi dào. Có thể liên hệ với họ khi bạn đang có trong tay những vị trí mới phù hợp với họ.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài
Việc tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài cung cấp một phạm vi rộng hơn nhiều để lựa chọn từ một số lượng lớn các ứng viên đủ tiêu chuẩn.
Việc tuyển dụng bên ngoài thường bao gồm một số hình thức như sau:
- Quảng cáo
Quảng cáo giúp các nhà tuyển dụng xây dựng một bản sắc thương hiệu vững chắc để thu hút nhân lực hiệu quả. Bạn có thể đi theo phương pháp truyền thống bằng cách sử dụng phương tiện in hoặc sử dụng phương tiện kỹ thuật số để có kết quả tốt hơn với chi phí giảm.
- Cổng thông tin việc làm
Với việc sử dụng internet ngày càng tăng, các cổng thông tin việc làm đóng một vai trò quan trọng trong việc kết nối các công ty với các ứng viên. Các cổng thông tin này là một nền tảng ưa thích cho những người tìm việc đang tìm kiếm triển vọng nghề nghiệp tốt hơn, vì vậy chúng trở thành một nguồn tuyệt vời cho các nhà tuyển dụng để khai thác các ứng viên hàng đầu trong ngành.
- Trang web tuyển dụng của công ty
Một trang web nghề nghiệp có thương hiệu, thân thiện giúp truyền tải văn hóa làm việc của bạn và tích hợp với hồ sơ xã hội của công ty không chỉ giúp nhân viên tiềm năng của bạn dễ dàng ứng tuyển hơn mà còn thu hút nhân tài hàng đầu trong ngành với chủ đề chuyên nghiệp, tiêu đề hấp dẫn và nội dung hấp dẫn. Trang web nghề nghiệp được tích hợp ATS cũng giúp loại bỏ sự phức tạp của việc đăng tuyển thủ công trong khi cải thiện đáng kể trải nghiệm của ứng viên với quy trình ứng tuyển nhân sự có thể tùy chỉnh.
- Nền tảng mạng xã hội
Các trang mạng xã hội là nơi tìm kiếm những tân binh tiềm năng, chất lượng nhất và với tư cách là một nhà tuyển dụng, bạn sẽ không muốn bỏ lỡ nguồn nhân tài khổng lồ này. Với cơ sở người dùng tổng hợp là 535 triệu, LinkedIn, Facebook và Twitter mang đến cho bạn cơ hội hoàn hảo để tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng cao và hiệu quả cho công ty của bạn.
- Các đơn vị tuyển dụng bên ngoài
Các đơn vị tuyển dụng bên ngoài là một giải pháp hoàn hảo cho những vị trí tuyển dụng khó lấp đầy thường đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nguồn lực. Các đơn vị chuyên nghiệp này sẽ sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để tìm kiếm tài năng hàng đầu cho công ty của bạn nhanh hơn với chi phí giảm.
- Hội chợ việc làm
Hội chợ việc làm là một sự kiện công cộng diễn ra nhằm giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tiếp cận với một lượng lớn nhân tài cho các yêu cầu số lượng lớn. Nó mang đến cho bạn cơ hội để tạo nhận thức về thương hiệu tuyển dụng của mình mà không cần phải quảng cáo và bạn cũng có thể kết nối với các công ty tương tự khác trong khi tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc.
- Vị trí trong khuôn viên trường
Các vị trí trong khuôn viên trường là một cách nhanh chóng và không tốn kém để tìm kiếm những ứng viên phù hợp, những người có năng lực, năng động, nhiệt tình và quan trọng nhất là quan tâm đến việc làm việc cho bạn.
Giai đoạn 4: Sàng lọc và chọn lọc
Để tiếp tục quá trình tuyển dụng, bạn cần sàng lọc và chọn lọc các ứng viên một cách hiệu quả và chính xác. Đây cũng là giai đoạn đầy khó khăn và thử thách của quy trình tuyển dụng nhân sự. Bạn có thể giải quyết nút thắt tuyển dụng này bằng cách làm theo bốn bước sau:
- Sàng lọc các ứng viên trên cơ sở các bằng cấp tối thiểu.
- Tiếp theo, hãy sắp xếp hồ sơ có thông tin được ưu tiên bằng cách xem chứng chỉ, kinh nghiệm liên quan, chuyên môn về lĩnh vực, năng lực kỹ thuật và các kỹ năng cụ thể khác cần thiết cho vị trí tuyển dụng.
- Sau đó, chọn lọc những ứng viên có cả thông tin ưu tiên và trình độ tối thiểu.
- Cuối cùng, đánh dấu bất kỳ mối quan tâm hoặc thắc mắc nào trong sơ yếu lý lịch để chúng có thể được làm rõ trong cuộc phỏng vấn.
Giai đoạn 5: Phỏng vấn
Các ứng viên trong danh sách rút gọn bây giờ sẽ chuyển qua quá trình phỏng vấn trước khi nhận được thư mời nhận việc hoặc thư từ chối. Tùy thuộc vào quy mô của nhóm tuyển dụng và nhu cầu tuyển dụng riêng của bạn, một số cuộc phỏng vấn có thể được lên lịch cho mọi ứng viên.
Sàng lọc qua điện thoại / Phỏng vấn video
Đây là một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện để sàng lọc ứng viên và năng lực của họ. Cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video cũng là cơ hội đầu tiên để bạn để lại ấn tượng ban đầu lâu dài cho nhân viên tiềm năng của mình. Vì vậy, trong khi bạn cần giữ cho cuộc phỏng vấn đầu tiên của mình ngắn gọn, hãy đảm bảo rằng bạn cũng dành thời gian để sàng lọc ứng viên so với các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm được đề cập trong mô tả công việc của bạn, để bạn có thể loại bỏ những hồ sơ không liên quan trước.
Kiểm tra tâm lý
Đây là một bước rất quan trọng của quá trình tuyển chọn vì thông tin được tiết lộ từ đánh giá này sẽ giúp bạn biết liệu nhân viên tiềm năng của bạn có thực hiện và duy trì năng suất trong thời gian dài hay không. Việc sàng lọc này là một công cụ loại bỏ quan trọng giúp xác định hiệu quả sự phù hợp cho bất kỳ công việc nào. Các bài kiểm tra tâm lý có thể là mô hình tham chiếu của bạn cho bất kỳ vị trí nhất định nào vì các bài kiểm tra này chỉ rõ hồ sơ tính cách hoàn chỉnh, hành vi, tính linh hoạt, năng khiếu, khả năng sáng tạo, giao tiếp và kỹ năng giải quyết vấn đề cần thiết để đảm nhiệm một vị trí nhất định.
Phỏng vấn trực tiếp
Các cuộc phỏng vấn cá nhân có thể kéo dài hơn vì đây là bước cuối cùng trước khi nhà tuyển dụng đánh giá cuối cùng và đưa ra lời mời làm việc. Các cuộc phỏng vấn cuối cùng có thể được thực hiện bởi quản lý cao nhất và thường được mở rộng cho một nhóm rất nhỏ các ứng viên nổi bật. Sự lựa chọn cuối cùng nên được thống nhất ở giai đoạn này cùng với sự lựa chọn ứng viên dự phòng.
Mẹo phỏng vấn
- Phỏng vấn là một quá trình hai chiều. Trong quá trình này, ứng viên tiềm năng cũng sẽ đánh giá xem công ty của bạn có phù hợp hay không. Vì vậy, hãy lịch sự, tôn trọng và bán những lợi ích của công việc và của tổ chức.
- Chuẩn bị các câu hỏi cung cấp cho bạn những hiểu biết sâu sắc về nền tảng chuyên môn của mọi ứng viên xin việc để đánh giá xem liệu họ có phù hợp với vị trí mà bạn đang cần hay không.
- Không đặt những câu hỏi trừu tượng để kiểm tra phản ứng của ứng viên; Thay vào đó, hãy đảm bảo câu hỏi của bạn phù hợp với vị trí tuyển dụng.
Giai đoạn 6: Đánh giá và lựa chọn
Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình tuyển dụng nhân sự. Bạn đừng bao giờ coi đó là điều hiển nhiên rằng ứng viên sẽ chấp nhận lời đề nghị của bạn. Tuy nhiên, nếu ứng viên của bạn đã kiên nhẫn hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ và chờ đợi thông qua quá trình lựa chọn, tỷ lệ chấp nhận lời đề nghị của bạn là cao.
Những điều bạn nên làm sau khi lựa chọn được ứng viên phù hợp:
Kiểm tra tài liệu tham khảo
Sau khi lựa chọn cuối cùng cho một vị trí được thực hiện, đã đến lúc kiểm tra các tài liệu tham khảo chuyên môn của ứng viên và xác minh tất cả các chi tiết về việc làm. Nếu bạn thấy rằng mọi thứ đã ổn, đã đến lúc bạn nên soạn thảo hợp đồng lao động và đưa ra lời đề nghị.
Đưa ra lời mời làm việc
Thư mời làm việc nên bao gồm tất cả mọi thứ từ ngày bắt đầu và các điều kiện tuyển dụng đến giờ làm việc, lương thưởng và đảm bảo mọi thông tin đều được cung cấp rõ ràng.
Giới thiệu
Khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, họ chính thức trở thành nhân viên của công ty.Ban đầu, mọi nhân viên mới đều cảm thấy lúng túng, nhưng bạn có thể tạo ấn tượng tốt, ghi điểm trong mắt nhân viên mới bằng cách nỗ lực thêm và giúp nhân viên mới của bạn ổn định, khiến họ cảm thấy được chào đón, giúp đỡ trong quá trình làm quen với công việc, giao tiếp với mọi người trong công ty.
Đánh giá và Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng nhân sự
Với lượng thời gian, công sức, chi phí và nguồn lực đáng kể liên quan đến quá trình tuyển dụng, việc đánh giá trở nên cấp thiết. Việc đánh giá sẽ tiết lộ những hiểu biết có giá trị về quy trình tuyển dụng nhân sự của bạn đang hoạt động tốt như thế nào và cũng giúp bạn xác định các khía cạnh cần cải thiện.
Quy trình tuyển dụng nhân sự không nhất thiết phải là dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện các bước đúng đắn để tìm đúng nhân tài, bạn có thể tạo ra một nguồn nhân lực vững chắc góp phần quan trọng cho sự thành công của công ty.
Mong rằng với những thông tin cung cấp trong bài viết hôm nay, các bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình tuyển dụng nhân sự của một công ty cũng như cách triển thành một quy trình tuyển dụng nhân sự thành công và hiệu quả, giúp tìm kiếm những nhân tài phù hợp, phục vụ cho những mục tiêu phát triển của công ty.
