Một lá thư mời phỏng vấn là một lời mời bằng văn bản gửi đến một ứng viên, nhằm thông báo cho họ về một cuộc phỏng vấn tại văn phòng hoặc tại địa điểm mà nhà tuyển dụng quyết định thực hiện việc các cuộc phỏng vấn, trao đổi thêm với ứng viên về vị trí tuyển dụng.
Vậy một lá thư mời phỏng vấn sẽ bao gồm những thông tin gì, có định dạng như thế nào, cách viết ra sao và nếu trong trường hợp bạn là ứng viên nhận được thư mời phỏng vấn thì cần trả lời như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay để có lời giải đáp chính xác nhất nhé!
Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là một lá thư chính thức được nhà tuyển dụng hoặc một công ty gửi đến ứng viên để mời họ đến phỏng vấn. Khi một hồ sơ ứng viên lọt vào danh sách lựa chọn để phỏng vấn trực tiếp, họ sẽ được mời thông qua một lá thư mời phỏng vấn.
Đôi khi có nhiều vòng phỏng vấn được nhà tuyển dụng thực hiện để lọc ra ứng viên tốt nhất. Sau mỗi vòng, các ứng viên được chọn sẽ được gọi vào vòng phỏng vấn tiếp theo. Chỉ sau cuộc phỏng vấn cuối cùng, ứng viên mới được xem xét lựa chọn cho vị trí công việc.
Nhà tuyển dụng sẽ đề cập đến địa điểm / địa chỉ và ngày phỏng vấn trong thư mời phỏng vấn. Thông thường, lá thư này được gửi bởi bộ phận nhân sự của công ty dựa trên điều kiện của người quản lý phỏng vấn. Nhân sự thảo luận với các nhà quản lý về khả năng sẵn sàng tham gia phỏng vấn và quyết định ngày gọi ứng viên phù hợp.
Thư mời phỏng vấn có thể khác nhau giữa các công ty. Không nhất thiết tất cả các công ty đều có cùng một định dạng gửi thư mời đến ứng viên. Cho dù đó là cho các công việc tư nhân hoặc cho các công việc nhà nước, thư mời phỏng vấn luôn được gửi đến ứng viên đã ứng tuyển vào một vị trí công việc cụ thể.
Định dạng thư mời phỏng vấn
Mẫu thư mời phỏng vấn do công ty tự xây dựng. Không phải tất cả các công ty đều có các định dạng giống nhau. Nó khác nhau giữa các công ty.
Về cơ bản, thư mời phỏng vấn được gửi đến ứng viên để đưa ra lời mời phỏng vấn trực tiếp. Chỉ những ứng viên có hồ sơ đã lọt vào danh sách lựa chọn cho bất kỳ vai trò công việc cụ thể nào mới được gọi phỏng vấn.
Hầu hết các công ty hiện nay thường kiểm tra thư ứng tuyển của ứng viên gửi cho một vai trò hoặc vị trí công việc, và nếu họ thấy ứng viên nào phù hợp với vai trò đó, họ sẽ gọi ứng viên đó đến phỏng vấn. Định dạng ở đây sẽ giúp nhà tuyển dụng gọi ứng viên đến phỏng vấn.
Hình thức gửi thư mời phỏng vấn
Có 2 hình thức gửi thư mời phỏng vấn chính là gửi qua đường bưu điện và email. Trong đó, các nhà tuyển dụng thường sử dụng email để gửi thư mời phỏng vấn hơn vì nó đến với ứng viên nhanh hơn và ứng viên có thể trả lời dễ dàng.
Những nội dung cần có trong thư mời phỏng vấn bằng email
Khi sử dụng email để gửi thư mời phỏng vấn hãy cố gắng truyền đạt sự phấn khích của bạn về ứng viên, nhấn mạnh văn hóa công ty và làm nổi bật đề xuất giá trị nhân viên của bạn.
Ngoài ra, hãy đảm bảo bao gồm tất cả thông tin họ có thể cần chuẩn bị. Làm như vậy sẽ khiến họ cảm thấy có giá trị và họ sẽ thấy bạn là một nhà tuyển dụng thực sự quan tâm. Ở mức tối thiểu, hãy đề cập đến các chi tiết sau trong email mời phỏng vấn của bạn:
Dòng tiêu đề trực tiếp
Hãy nói rằng đây là một lời mời phỏng vấn trong dòng tiêu đề để thu hút sự chú ý của ứng viên khi họ xem qua hộp thư đến của họ. Làm như vậy sẽ đảm bảo email của bạn không vô tình bị bỏ qua và nhận được phản hồi nhanh chóng.
Chi tiết công việc
Đặt lại tiêu đề của vị trí ngay từ đầu, ngay cả trong dòng chủ đề của bạn. Người tìm việc có thể nộp đơn cho nhiều vị trí mở tại một công ty, vì vậy hãy thông báo cho họ biết họ đang nhận một cuộc phỏng vấn cho vai trò nào. Ngoài ra, hãy nêu lại tên công ty của bạn. Đây là một thị trường người tìm việc, và các ứng viên hàng đầu có sự lựa chọn của nhiều nhà tuyển dụng ưu tú; hãy nhắc lại cho họ biết bạn là ai.
Hình thức phỏng vấn
Giải thích định dạng cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện, cho dù đó là trực tiếp, qua điện thoại, qua video trực tiếp hay là một phần của cuộc phỏng vấn nhóm.
Địa điểm phỏng vấn
Nếu cuộc phỏng vấn là trực tiếp, hãy bao gồm địa chỉ văn phòng của bạn và ảnh chụp màn hình vị trí của nó trên bản đồ hoặc liên kết đến bản đồ với địa chỉ đã được định dạng sẵn.
Đối với các cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video, hãy bao gồm số điện thoại hoặc liên kết phòng họp và mã truy cập nếu cần.
Khoảng thời gian phỏng vấn
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cuộc phỏng vấn với những người tìm việc hiện đang làm việc ở nơi khác và cần lên kế hoạch phỏng vấn xoay quanh lịch trình làm việc của họ. Cung cấp cho ứng viên ước tính về thời gian cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài và xác nhận thời gian bắt đầu và kết thúc khi thời gian chính thức được lên lịch.
Tùy chọn ngày và giờ phỏng vấn
Một lần nữa, một số ứng viên của bạn có thể hiện đang được tuyển dụng, có nghĩa là họ cần có nhiều lựa chọn và thông báo trước ít nhất một vài ngày để lên lịch phỏng vấn. Đề xuất một số tùy chọn ngày và giờ giúp giảm thiểu nguy cơ trùng lịch phỏng vấn và gia tăng tính linh hoạt.
Mặc dù điều này ít khả thi hơn khi lên lịch phỏng vấn nhóm, nhưng điều quan trọng vẫn là cung cấp cho các ứng viên một số thông tin về thời điểm cuộc phỏng vấn của họ sẽ diễn ra.
Thông tin chi viết về người phỏng vấn
Nói xem cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra với ai và chức danh công việc của họ là gì – bạn thậm chí có thể liên kết đến hồ sơ LinkedIn của họ để giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn. Ngoài ra, hãy nêu mối quan hệ của người phỏng vấn với vai trò, cho dù đó là người quản lý tuyển dụng hay thành viên trong nhóm.
Chữ ký email của bạn
Email mời phỏng vấn là một trong những ấn tượng đầu tiên của ứng viên đối với nhà tuyển dụng. Do đó, hãy bao gồm chữ ký email chuyên nghiệp của bạn với chức danh công việc và biểu tượng công ty của bạn trong mỗi email tuyển dụng để làm nổi bật thông tin của bạn với ứng viên.
Một số thông tin giúp thư mời phỏng vấn của bạn trở nên hữu ích hơn
Bên cạnh những thông tin cơ bản nêu trên, một số thông tin khác có thể được thêm vào thư mời phỏng vấn giúp lá thư trở nên hữu ích, thân thiện với ứng viên và để lại ấn tượng tốt với họ. Chẳng hạn như:
Đề cập đến trang phục phù hợp
Khi nói đến các cuộc phỏng vấn trực tiếp, trang phục phù hợp có thể là vấn đề được nhiều ứng viên quan tâm. Ứng viên không cần phải mặc vest nếu văn phòng của bạn theo phong cách giản dị. Hãy cho họ biết những gì phù hợp về quy tắc trang phục công sở của bạn giúp giảm bớt áp lực cho họ khi quyết định mặc gì khi đi phỏng vấn. Thay vì phải băn khoăn về cách thể hiện bản thân, các ứng viên có thể tập trung vào cuộc trò chuyện và làm nổi bật trình độ của họ hơn.
Đề xuất các lựa chọn di chuyển
Các ứng viên có thể đến từ khắp các khu vực xung quanh để đến địa điểm phỏng vấn trực tiếp. Đảm bảo đến phỏng vấn đúng giờ là một điểm quan tâm chính của các ứng viên. Bạn có thể cung cấp cho họ một số lựa chọn di chuyển phù hợp, chẳng hạn như tuyến xe bus, taxi, xe máy và khu vực để xe của địa điểm phỏng vấn.
Liệt kê các vật dụng cần mang theo
Nếu có bất kỳ vật dụng cần thiết nào cần mang theo, hãy thông báo cho ứng viên của bạn biết trước để họ cảm thấy tự tin bước vào cuộc phỏng vấn. Đề cập đến việc liệu họ có cần bất kỳ giấy tờ tùy thân nào để vào tòa nhà hay không, các giấy tờ cần thiết – nếu có, số lượng bao nhiêu và ở dạng nào.
Đề cập đến những trường hợp có thể xảy ra khi đến nơi
Thay vì để những người được phỏng vấn của bạn đi lang thang xung quanh hành lang để tìm văn phòng của bạn, hãy giải thích cách họ đến phòng phỏng vấn khi họ đến tòa nhà. Hãy cho họ biết họ nên nói chuyện với ai về việc đến công ty của bạn phỏng vấn, ai có thể chỉ dẫn cho họ và đề cập đến cách họ nên thông báo cho bạn khi họ đến.
Một số thông tin cần đề cập trong cuộc phỏng vấn
Hợp lý hóa cuộc trò chuyện và giúp người phỏng vấn tìm ra thông tin thích hợp bằng cách cung cấp cho ứng viên danh sách những điều cần đưa ra hoặc chuẩn bị để thảo luận. Chỉ cần nêu rõ mục tiêu của cuộc phỏng vấn là gì – hiểu rõ hơn về bạn, thảo luận về những kinh nghiệm, kỹ năng của bạn. Giữ thông tin này mơ hồ và ở mức tối thiểu để tránh các phản hồi đã được diễn tập kỹ lưỡng. Một lần nữa, mục tiêu của bạn chỉ đơn giản là trấn an ứng viên để họ cảm thấy tự tin khi bước vào văn phòng của bạn.
Mẫu thư mời phỏng vấn
Dưới đây là một số mẫu thư mời phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo để gửi email mời phỏng vấn trau chuốt, hấp dẫn đến các ứng viên ở mọi giai đoạn trong quy trình tuyển dụng.
Cách trả lời thư mời phỏng vấn
Trong trường hợp bạn là ứng viên sau khi nhận được thư mời phỏng vấn thì nên trả lời như thế nào?
Bày tỏ lời cảm ơn: Các ứng viên nên bắt đầu thư trả lời phỏng vấn của mình bằng cách cảm ơn người nhà tuyển dụng đã cho họ cơ hội được phỏng vấn. Nó lịch sự và sẽ đảm bảo rằng các tương tác trong tương lai của bạn bắt đầu thuận lợi. Hơn nữa, nó cho người quản lý tuyển dụng biết rằng bạn là một người chuyên nghiệp.
Xác nhận xem bạn có thể thực hiện thời gian phỏng vấn được đề cập trong thư mời phỏng vấn hay không. Nếu bạn không thể tham dự một cuộc phỏng vấn vào thời gian hoặc ngày được đề xuất, chỉ cần nói rằng thời gian đó không phù hợp với bạn và đưa ra một số lựa chọn thay thế. (Không cần phải đi vào chi tiết lý do tại sao bạn không thể đáp ứng được lịch hẹn ban đầu.)
Đảm bảo thông tin được nêu trong thư mời phỏng vấn là chính xác: Xác nhận các chi tiết được nêu trong lời mời của họ. Có thể cảm thấy kỳ lạ khi nhập lại ngày và giờ của cuộc phỏng vấn trong thư trả lời, tuy nhiên thực tế nhà tuyển dụng gửi lời mời có thể sắp xếp một số cuộc phỏng vấn khác cùng một lúc. Việc nêu lại ngày giờ phỏng vấn cho phép nhà tuyển dụng xác nhận lại thông tin, tránh trường hợp có bất kỳ chi tiết sai nào được đưa vào.
Làm rõ bất kỳ điểm nhầm lẫn nào: Thông tin quan trọng có bị thiếu trong lời mời qua email không? Đừng ngại hỏi thêm thông tin. Không nhà tuyển dụng nào đánh giá thấp một ứng viên chỉ vì muốn biết chính xác họ sẽ nói chuyện với ai. Trên thực tế, việc hỏi thêm các thông tin có thể cho thấy ứng viên rất quan tâm và chú trọng đến buổi phỏng vấn với công ty, gia tăng ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Đừng quên đọc kỹ email của bạn trước khi gửi để tránh lỗi chính tả và ngữ pháp. Hãy nhớ lịch sự và đề cập rằng bạn đang mong có cơ hội gặp gỡ với nhà tuyển dụng và tìm hiểu thêm về công ty của họ.
Đến đây chắc hẳn các bạn cũng đã có lời đáp cho câu hỏi thư mời phỏng vấn là gì rồi phải không nào? Hy vọng qua bài viết, các bạn đã có thêm những thông tin hữu ích về thư mời phỏng vấn, nắm được những nội dung cần có của một lá thư mời phỏng vấn trong trường hợp bạn là nhà tuyển dụng cũng như cách trả lời lại một lá thư mời phỏng vấn nếu bạn là ứng viên. Chúc các bạn thành công dù với vai trò là nhà tuyển dụng hay ứng viên xin việc.
