Tiêu chuẩn 5S là một bộ công cụ được sử dụng khá phổ biến hiện nay trong nhiều môi trường làm việc khác nhau, từ môi trường làm việc văn phòng, công ty cho đến công trường, nhà xưởng, nhà kho,… Áp dụng tiêu chuẩn 5S có thể giúp cải thiện hiệu quả nơi làm việc và loại bỏ lãng phí, từ đó thúc đẩy hiệu quả sản xuất, kinh doanh cho công ty, tổ chức.
Đây cũng chính là lý do tại sao ngày càng có nhiều công ty, tổ chức quan tâm hơn đến việc triển khai tiêu chuẩn 5S tại nơi làm việc của mình.
Vậy tiêu chuẩn 5S là gì? Các bước thực hiện 5S là như thế nào và trong 5S thì điều gì là quan trọng nhất! Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay để có lời giải đáp chính xác nhất nhé!
Tiêu chuẩn 5S là gì?
Tiêu chuẩn 5S là một bộ nguyên tắc được đặt ra ở nơi làm việc nhằm cải thiện hiệu quả nơi làm việc và loại bỏ lãng phí.
Các nguyên tắc của 5S có nguồn gốc từ năm từ tiếng Nhật: 整理 (Seiri), 整頓 (Seiton), 清掃 (Seiso), 清潔 (Seiketsu), 躾 (Shitsuke) và được dịch ra tiếng Việt với những ý nghĩa tương đương là: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn Sàng.
Hiểu một cách đơn giản, tiêu chuẩn 5S giúp nơi làm việc loại bỏ các vật dụng không còn cần thiết (sàng lọc), sắp xếp các vật dụng để tối ưu hóa hiệu quả (sắp xếp), làm sạch khu vực để dễ dàng xác định vấn đề (sạch sẽ), thực hiện màu sắc mã hóa và nhãn để luôn nhất quán với các lĩnh vực khác (săn sóc) và phát triển các hành vi giúp giữ cho nơi làm việc có tổ chức về lâu dài (duy trì).
Các nguyên tắc của 5S còn thường được gọi là “quản lý tinh gọn” và được Toyota khởi xướng vào những năm 1950. Mục đích chính của 5S là giảm lãng phí và tăng hiệu quả, từ đó giảm chi phí sản xuất đồng thời tăng năng suất, an toàn và sự hài lòng của nhân viên.
Nguồn gốc của tiêu chuẩn 5S
Tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản thời hậu chiến, trong thời điểm các nhà lãnh đạo của Tập đoàn Công nghiệp Toyota đang tìm cách giảm thiểu lãng phí và kém hiệu quả trong sản xuất. Giải pháp của họ, được gọi là Hệ thống sản xuất Toyota, bao gồm một số phương pháp đã trở nên nổi tiếng, bao gồm sản xuất Just-In-Time, Jidoka và khái niệm cốt lõi về nơi làm việc trực quan.
Ban đầu, Hệ thống sản xuất Toyota là một bí mật được bảo vệ chặt chẽ, nhưng cuộc bùng nổ kinh tế lớn mà Nhật Bản trải qua trong những năm 1980 đã thu hút sự quan tâm mãnh liệt từ các tập đoàn nước ngoài, tự hỏi làm thế nào Toyota, viên ngọc sáng nhất trong vương miện sản xuất của Nhật Bản, có thể tạo ra nhiều sản phẩm như vậy, nhanh chóng, ở mức chất lượng cao như vậy. Khi sự trao đổi ý tưởng quốc tế dần dần bắt đầu hình thành, tác giả và giám đốc điều hành của ULVAC Inc., Hiroyuki Hirano, đã nghĩ ra 5 trụ cột của nơi làm việc trực quan, một khái niệm đã trở thành tiêu chuẩn 5S như chúng ta biết ngày nay.
Tiêu chuẩn 5S đã trở nên quan trọng trong suốt nhiều năm và hiện là một trong những yếu tố nền tảng cơ bản của Lean, cùng với các quy trình và thực hành Lean khác như:
- Visual Workplace
- Six Sigma
- Kaizen
- Kanban
- Gemba
- TIMWOOD
- Lean Manufacturing
Các bước thực hiện 5S
Tiêu chuẩn 5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu bằng “S.” Các bản dịch tiếng Anh cũng bắt đầu bằng chữ “S” để thuận tiện cho việc ghi nhớ. Dưới đây là 5 bước trong tiêu chuẩn 5S:
- Seiri
- Seiton
- Seiso
- Seiketsu
- Shitsuke
Bước 1: Seiri – Sàng lọc
Bắt đầu hành trình 5S của bạn với việc phân loại thông tin lộn xộn. Bước này cho phép bạn phân biệt giữa những gì cần thiết và không cần thiết. Mục đích của bước này là loại bỏ những gì không có ích trong các hoạt động hàng ngày của bạn. Một câu hỏi hay để tự hỏi là, “Vật dụng này giúp tôi như thế nào trong công việc hàng ngày?” Bạn có thể ngạc nhiên khi phát hiện ra mình đang giữ bao nhiêu “rác”.
Bạn cũng nên có một khu vực sắp xếp để thực hiện bước đầu tiên trên hành trình 5S của mình. Nếu bạn nghĩ rằng một món đồ có thể không có giá trị đối với bạn nhưng đang được đồng nghiệp sử dụng, hãy đặt nó vào thùng tạm thời. Điều này sẽ cho phép đồng nghiệp của bạn xem xét nó và giúp bạn quyết định xem vật phẩm đó là cần thiết hoặc có thể bị loại bỏ.
Bước 2: Seiton – Sắp xếp
Sau khi bạn có thể thoát khỏi sự lộn xộn, đã đến lúc sắp xếp mọi thứ theo thứ tự. Mục tiêu của bước này là giúp bạn và nhóm của bạn dễ dàng tìm kiếm và lấy những món đồ mỗi khi cần thiết.
Sẽ rất hợp lý nếu bạn cất giữ những món đồ bạn thường dùng trong tầm tay. Các vật dụng ít sử dụng hơn có thể để trên tủ trong khu vực làm việc của bạn. Các vật dụng hiếm khi được sử dụng có thể để trên tủ văn phòng trong phòng ban của bạn. Bạn cũng có thể dán nhãn các khu vực lưu trữ của mình để dễ dàng tìm kiếm. Hãy nhớ có một nơi cho mọi thứ và trả lại các vật dụng sau khi sử dụng. Nếu không, bạn sẽ thấy mình quay lại bước 1.
Trong bước này, cũng đánh giá cách bố trí văn phòng của bạn. Nó được thiết kế cho chức năng? Hãy suy nghĩ về việc lưu trữ các mục để giảm bớt chuyển động không cần thiết từ nhóm của bạn. Sắp xếp bàn làm việc để có lợi hơn và hợp tác cho nhóm của bạn. Có dễ dàng trao đổi tài liệu từ thành viên này sang thành viên khác không? Hay họ phải đi từ đầu này sang đầu kia của căn phòng?
Bước 3: Seiso – Sạch sẽ
Bạn đã sắp xếp và giữ trật tự cho các món đồ của mình. Bây giờ là lúc để giữ cho nó sạch sẽ và gọn gàng. Sạch sẽ không có nghĩa là bạn cần phải lau bàn làm việc hoặc lau sàn văn phòng của bạn (mặc dù điều này cũng khá cần thiết). Điều mà bước Seiso đề cập đến là duy trì trật tự bạn đã tạo để giữ cho hành trình hoạt động trơn tru.
Một cách là tiến hành thanh tra thường xuyên và kiểm tra tại chỗ để đảm bảo rằng mọi thứ ở đúng vị trí của chúng. Khi bạn giữ mọi thứ ngăn nắp, bạn sẽ dễ dàng xác định được những điểm bất thường và lãng phí. Bằng cách có tổ chức, bạn có thể nhanh chóng khắc phục những vấn đề này. Cũng là một phương pháp hay để nhờ ai đó chịu trách nhiệm hoặc phụ trách việc kiểm tra thanh tra trong bộ phận của bạn.
Bước 4: Seiketsu – Săn sóc
Nếu bạn đã thực hiện được 3 bước đầu tiên, xin chúc mừng! Bây giờ bạn có một nơi làm việc có tổ chức hơn. Để thực sự áp dụng tiêu chuẩn 5S trong tổ chức của mình, bạn sẽ cần hình thành thói quen. Và khi bạn chỉ mới bắt đầu hành trình 5S, bạn sẽ dễ dàng quay trở lại thói quen lộn xộn và vô tổ chức cũ của mình. Đừng coi đây là dự án dọn dẹp mùa xuân mỗi năm một lần. Nó cần phải trở thành lối sống văn phòng của bạn để có hiệu quả.
Trong bước Seiketsu, bạn cần đưa ra các chính sách và nguyên tắc để duy trì trật tự mà bạn đã thiết lập. Tạo tài liệu và quy trình vận hành tiêu chuẩn khi có thể áp dụng. Tạo chính sách lưu giữ hồ sơ. Xác định lịch trình kiểm tra và áp dụng 5S như một thói quen. Nhắc nhở và các công cụ quản lý trực quan khác chắc chắn có thể giúp tiêu chuẩn hóa 5S tại nơi làm việc.
Trong bước này, các bạn cũng nên dành thời gian để xem xét các quy trình hiện tại của mình. Có những bước nào có thể được loại bỏ? Tất cả các cấp phê duyệt có cần thiết không? Bạn có đang sử dụng các biểu mẫu cần thiết? Có quá nhiều lỗi trong quy trình của bạn hay không? Những loại câu hỏi này rất cần thiết khi bạn xem xét và đánh giá lại các quy trình của mình.
Bước 5: Shitsuke – Sẵn sàng
Để duy trì việc thực hiện tiêu chuẩn 5S trong tổ chức của bạn, tất cả mọi người từ Giám đốc điều hành trở xuống đều cần hỗ trợ và tham gia vào quá trình này. Thực hiện truyền thông thường xuyên về các hoạt động 5S trong công ty và khen thưởng những người đi đầu trong các sáng kiến 5S.
Xây dựng sổ tay 5S và thực hiện đánh giá thường xuyên với nhóm của bạn. Và đảm bảo rằng các nhân viên mới được tham gia chương trình 5S ngay từ ngày đầu tiên. Cũng nên có các cuộc đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều tuân thủ các tiêu chuẩn đó.
Tầm quan trọng của 5S tại nơi làm việc
Tiêu chuẩn 5S mang lại một số lợi ích cho các loại hình doanh nghiệp nếu được áp dụng phù hợp. Nhiều tổ chức thực hiện nó như một phần của văn hóa công ty của họ. Bằng cách này, họ tập hợp các nhân viên lại với nhau để hoạt động như một nhóm và ngăn chặn những trở ngại khi họ tiến hành.
Dưới đây là một số lợi ích của việc thực hiện tiêu chuẩn 5S tại nơi làm việc:
Tăng năng suất
Một trong những mục tiêu chính của mọi tổ chức là tăng năng suất của nhân viên và tiêu chuẩn 5S mang lại hiệu quả. Sắp xếp mọi thứ theo thứ tự ngay từ giai đoạn đầu tiên sẽ giảm thiểu sự lộn xộn. Nó cho phép nhân viên làm việc hiệu quả mà không bị quá tải hoặc mất tập trung. Có thể nói, tiêu chuẩn 5S cho phép họ luôn tập trung và làm việc hiệu quả.
An toàn tối đa tại nơi làm việc
Một trong những mục tiêu chính của việc áp dụng tiêu chuẩn 5S là nâng cao mức độ an toàn tại nơi làm việc kết hợp giữa trật tự và sạch sẽ. Không gian làm việc sạch sẽ và được duy trì tốt sẽ giảm nguy cơ rủi ro xảy ra trong giờ làm việc. Hơn nữa, nó mang lại cho nhân viên cảm giác an toàn, cho phép họ làm việc với tâm trí tự do.
Giảm thiểu chất thải tối ưu
Một lý do khác để thực hiện tiêu chuẩn 5S là để tối ưu hóa việc quản lý chất thải. Việc áp dụng tiêu chuẩn 5S cho phép các tổ chức hợp lý hóa nguồn tài nguyên của họ và tránh sử dụng sai mục đích. Điều này rất quan trọng đối với các tổ chức vì điều này sẽ giúp họ giảm chi phí hoạt động. Đồng thời, nó cũng rất tốt cho việc xây dựng một triển vọng thương hiệu tích cực vì quản lý chất thải hiệu quả đang là một chủ đề được bàn tán sôi nổi trong thời đại ngày nay.
Tăng cam kết và sự tham gia của nhân viên
Một khi bạn bắt đầu với tiêu chuẩn 5S, nó sẽ trở thành một phần của văn hóa công ty bạn. Với sự phối hợp tuyệt vời, các tiêu chuẩn 5S sẽ trở thành một phần của thói quen hàng ngày tại nơi làm việc cho mọi người. Nhân viên học cách đảm nhận trách nhiệm và đảm đương phần việc của họ để giữ cho nơi làm việc của họ không bị vướng bận. Qua đó, giảm tình trạng nhân viên vắng mặt và tăng khả năng giữ chân nhân viên trong công ty.
Thực hiện và duy trì tiêu chuẩn 5S tại nơi làm việc của bạn
Không có giới hạn nào về việc ai có thể triển khai tiêu chuẩn 5S, ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể áp dụng nó. Điều này là do mục tiêu cuối cùng của mọi tổ chức đều giống nhau, tức là đạt được mức tăng trưởng tối đa. Việc thực hiện tiêu chuẩn 5S đảm bảo rằng mọi người cùng tham gia để nâng cao hiệu quả và năng suất.
Dưới đây là một số cách tổ chức có thể thực hiện tiêu chuẩn 5S và duy trì nó về lâu dài:
- Tạo nhóm bao gồm ít nhất một người quản lý hoặc một người lãnh đạo có thể truyền đạt các mục tiêu cuối cùng.
- Tổ chức các buổi đào tạo 5S cho tất cả nhân viên trước khi bạn bắt đầu thực hiện bất kỳ nguyên tắc nào.
- Phân công nhiệm vụ cho các nhóm phù hợp với lĩnh vực công việc và chức năng công việc.
- Tổ chức các cuộc họp đánh giá với các trưởng nhóm để theo dõi tiến độ và xác minh kết quả.
- Thực hiện khảo sát nhân viên để hiểu tác động của việc thực hiện tiêu chuẩn 5S.
- Hiển thị kết quả tích cực và công nhận những người hoạt động tốt nhất.
Tiêu chuẩn 5S bao gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke cho phép bạn kiểm soát trực quan nơi làm việc của mình. Nó cho phép bạn hiểu các khu vực vấn đề và giải quyết nó trước khi bất kỳ vấn đề nào được nêu ra.
Loại bỏ lãng phí là mục tiêu cuối cùng khi các quy trình thực sự được tối ưu hóa. Đó là lý do tại sao mọi nơi làm việc ít nhất nên thử tiêu chuẩn này và đánh giá những ảnh hưởng tích cực mà nó mang đến.
Trên đây là một số thông tin tổng hợp về tiêu chuẩn 5S đã và đang được áp dụng trong nhiều môi trường làm việc hiện nay. Hy vọng những thông tin cung cấp trong bài viết có thể giúp các bạn có được lời đáp cho câu hỏi tiêu chuẩn 5S là gì đồng thời hiểu được những lợi ích mà tiêu chuẩn 5S mang lại khi áp dụng tại nơi làm việc.
