Workflow là gì? Workflow là một thuật ngữ tiếng Anh được dịch ra tiếng việt có nghĩa là luồng công việc, thường được sử dụng để tối ưu hóa quá trình hoàn thành công việc. Vậy ý nghĩa của Workflow là gì, mang đến những lợi ích nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay để có lời giải đáp chính xác nhất nhé!
Workflow là gì?
Workflow là thuật ngữ tiếng Anh dịch ra tiếng Việt có nghĩa là luồng công việc hay quy trình làm việc. Workflow là một quy trình lặp lại bao gồm một loạt các nhiệm vụ, công việc cần phải hoàn thành theo một trình tự cụ thể.
Quy trình công việc (Workflow) được mô tả bao gồm các nhiệm vụ, tài liệu hoặc thông tin được chuyển cho người tham gia Workflow thích hợp để thực hiện theo một trình tự được xác định bởi các hành động hoặc quy tắc kinh doanh được xác định trước, thường được gọi là quy tắc quy trình làm việc.
Có ba loại quy trình công việc (Workflow) chính bao gồm:
- Linear Workflow (Quy trình làm việc tuyến tính): thường tiến triển từ bước này sang bước tiếp theo và không lùi lại.
- State Machine Workflow: thường tiến trình với tham chiếu đến ‘State’ và có thể quay trở lại điểm trước đó nếu được yêu cầu.
- Rules-driven Workflow (Quy trình làm việc theo quy tắc): được xử lý theo các quy tắc được xác định trước có thể cho phép thu thập dữ liệu bắt buộc, giao lại nhiệm vụ tự động hoặc các hành động khác.
Lịch sử hình thành của Workflow
Thuật ngữ Workflow có thể bắt nguồn từ Frederick Taylor và Henry Gantt, hai kỹ sư cơ khí, những người đã nỗ lực không ngừng nhằm tìm cách cải thiện hiệu quả nền công nghiệp vào đầu thế kỷ 20. Từ những cố gắng nhằm cải thiện hiệu quả công việc của họ đã dẫn đến những nghiên cứu về hoạt động cũng như thời gian để một nhân viên hay một nhóm nhân viên có thể hoàn thành một nhiệm vụ hay một loại nhiệm vụ để tìm cách loại bỏ những hoạt động dư thừa hoặc lãng phí. Từ đó xác định một quy trình làm việc cụ thể mà nhân viên có thể tuân theo để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất có thể.
Henry Gantt cũng là người đã tạo ra biểu đồ Gantt hay sơ đồ Gantt, một biểu đồ ngang được sử dụng để theo dõi trực quan các nhiệm vụ cũng như các mốc quan trọng trong quá trình thực hiện dự án. Biểu đồ Gantt đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ qua giúp quản lý hiệu quả nhiều dự án lớn như việc xây dựng Đập Hoover.
Việc sử dụng biểu đồ Gantt cũng đã giúp các nhà quản lý và chủ sở hữu doanh nghiệp đưa ra những phương pháp hợp lý nhất để hoàn thành công việc. Việc sử dụng biểu đồ Gantt giúp các nhà quản lý có thể hiểu cũng như theo dõi:
- Những công việc cần thực hiện và hoàn thành
- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho từng công việc
- Mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành từng công việc
Thông qua những thông tin này, người quản lý có thể dễ dàng sắp xếp hợp ý các quy trình làm việc, đảm bảo mỗi người sẽ được giao đúng việc, đúng nhiệm vụ đồng thời đảm bảo đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.
Lợi ích của Workflow là gì?
Những lý do thuyết phục bạn nên xem xét đến việc tạo ra một quy trình làm việc (Workflow) cho các công việc phổ biến được lặp lại thường xuyên:
Dễ dàng đưa công việc vào một trật tự phù hợp
Việc sử dụng Workflow có thể giúp bạn dễ dàng biết được:
- Cách để bắt đầu công việc
- Cách thực hiện công việc
- Mục tiêu công việc cần đạt được là gì?
- Hạn chế tối đa những lỗi có thể xảy ra do việc không thực hiện đúng quy trình làm việc.
Cải thiện hiệu quả làm việc
Việc xác định các bước và trình tự cụ thể, cần thiết để hoàn thành một công việc sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc cải thiện hiệu quả thực hiện, hoàn thành công việc đó. Đảm bảo công việc sẽ được hoàn thành bởi những người thích hợp, tuân theo một trình tự phù hợp và trong một khoảng thời gian cụ thể.
Loại bỏ các quy trình và công việc dư thừa
Thông thường, các công ty nhỏ, mới thành lập sẽ có ít quy trình và công việc hơn so với các doanh nghiệp lớn, đã phát triển. Việc sử dụng quy trình làm việc (Workflow) và cập nhật chúng khi công ty đã phát triển có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những điểm dư thừa, lãng phí và loại bỏ chúng tốt hơn so với việc chỉ quan sát và theo dõi Workflow bằng mắt.
Việc triển khai quản lý Workflow vào các hoạt động hàng ngày sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ toàn động từ đầu đến cuối đồng thời dễ dàng kết hợp các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc và loại bỏ các bước, hoạt động không cần thiết.
Tiết kiệm chi phí hoạt động
Khi các quy trình làm việc được sắp xếp một cách hợp lý, công việc được hoàn thành nhanh hơn, bạn sẽ nhận ra rằng mình có thể không cần tiêu tốn quá nhiều tài nguyên để hoàn thành công việc. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí tối ưu, có thể đáp ứng các mục tiêu đề ra với một nguồn lực ít hơn so với trước đây.
Tăng sự tin cậy, minhh bạch và dễ dàng kiểm soát
Khi xây dựng Workflow, nhiệm vụ của mỗi công việc là rõ ràng với các mục tiêu xác định. Nhân viên sẽ được thông báo về những gì họ cần làm còn người quản lý thì thoải mái giao quyền thực hiện cũng như kiểm soát các nhiệm vụ, công việc của nhân viên dưới quyền.
Cải thiện văn hóa làm việc
Việc xây dựng Workflow có thể giúp công việc trở nên có tổ chức và dễ theo dõi hơn. Nhân viên hợp tác hơn và hướng đến mục tiêu chung.
Làm thế nào để xây dựng Workflow?
Để xây dựng được một quy trình làm việc (Workflow) thống nhất và phù hợp, các bạn cần xác định rõ những điều sau:
- Các bộ phận liên quan đến công việc cần thực hiện
- Thời gian khởi đầu và kết thúc công việc
- Các công việc cần thực hiện trong Workflow
- Những nút thắt, điểm cần phải đánh giá và đưa ra quyết định trong Workflow
- Những dữ liệu cần sử dụng để hoàn thành công việc
- Những điểm cần quản lý và giám sát trong Workflow.
Trên đây là một số chia sẻ về Workflow (quy trình làm việc hay luồng công việc). Hy vọng bài viết hôm nay không chỉ giúp các bạn tìm được lời đáp cho câu hỏi Workflow là gì mà còn hiểu rõ hơn về việc sử dụng Workflow cũng như những lợi ích mà nó mang đến trong việc thực hiện và hoàn thành các công việc có tính quy trình.
