Quản lý dự án là việc áp dụng các quy trình, phương pháp, kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để đạt được các mục tiêu dự án cụ thể đã xác định khi bắt đầu dự án. Quản lý dự án có các sản phẩm cuối cùng với lịch trình và ngân sách hữu hạn.
Trong bối cảnh thị trường có nhịp độ nhanh ngày nay, quản lý dự án là một công cụ kinh doanh cần thiết cho các tổ chức thuộc mọi quy mô và ngành nghề.
Để hiểu rõ hơn về quản lý dự án là gì, các giai đoạn của quản lý dự án là gì, hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay để có lời giải đáp chính xác nhất!
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là việc áp dụng các phương pháp luận, công cụ và quy trình để lập kế hoạch và thực hiện thành công các dự án. Quản lý dự án sử dụng các nhóm và nguồn lực một cách thông minh để hoàn thành các hoạt động của dự án trong giới hạn thời gian, chi phí và phạm vi.
Định nghĩa của một dự án
Dự án là công việc có một mục tiêu cụ thể (hoặc có thể thực hiện được) phải được hoàn thành trong một thời hạn nhất định và sau khi hoàn thành, một sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được tạo ra. Các dự án là duy nhất ở chỗ chúng có kết thúc, không giống như các chức năng kinh doanh khác lặp lại hoặc tiếp tục thường xuyên.
Vòng đời của dự án bao gồm năm giai đoạn: bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát và kết thúc. Tùy thuộc vào ngành, mục tiêu và yêu cầu của các bên liên quan, các loại phương pháp luận quản lý dự án khác nhau sẽ được sử dụng để quản lý năm giai đoạn này và đạt được kết quả thành công.
Lợi ích của quản lý dự án?
Các dự án thường phức tạp và bao gồm nhiều bên liên quan và việc có người quản lý dự án để dẫn dắt sáng kiến và thống nhất mọi người trên được coi là rất quan trọng đối với thành công chung của dự án. Trên thực tế, các tổ chức sử dụng bất kỳ loại phương pháp quản lý dự án nào sẽ tốt hơn trong việc tiết kiệm ngân sách và bám sát lịch trình trong khi vẫn đáp ứng phạm vi, tiêu chuẩn chất lượng và lợi ích mong đợi.
Thông thường, các tổ chức đánh giá quá cao mức độ nhanh chóng mà họ có thể đạt được sản phẩm, đánh giá thấp chi phí hoặc cả hai. Nói cách khác, họ tự thiết lập mình để thất bại.
Với một người quản lý dự án giỏi ở bên, bạn sẽ có cái nhìn thực tế về mục tiêu, ngân sách và tiến trình.
Một nghiên cứu vào năm 2018 đã chỉ ra rằng 9,9% mỗi đô la đầu tư đã bị lãng phí do hiệu suất dự án kém. Điều đó có nghĩa là cứ 1 tỷ đô la được đầu tư thì 99 triệu đô la đã bị lãng phí. Quản lý dự án giảm chi phí dự án bằng cách nâng cao hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa các nguồn lực. Ngay cả khi tính lương của giám đốc dự án, các tổ chức có thể thu được nhiều hơn là mất.
Khi nào nên sử dụng quản lý dự án?
Quản lý được đặt ra để lập kế hoạch, giám sát và thực hiện bất kỳ loại kế hoạch kinh doanh nào có bắt đầu, kết thúc và tạo ra một sản phẩm có thể thực hiện được.
Thực hiện quản lý dự án trong một tổ chức giúp tạo ra một chuỗi giá trị chiến lược mang lại cho các công ty lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh của họ, đặc biệt là trong các lĩnh vực và thị trường có tính cạnh tranh cao. Đối với các công ty, việc có thể giao các dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách thường quyết định liệu họ có nhận được công việc tiếp theo hay không hay sản phẩm mới của họ có được tung ra thị trường hay không.
Theo khảo sát của Economist Intelligence Unit, 90% giám đốc điều hành cấp cao toàn cầu xếp hạng phương pháp quản lý dự án là tối quan trọng hoặc quan trọng đối với khả năng cung cấp các dự án thành công và duy trì tính cạnh tranh.
Một cuộc khảo sát của công ty tư vấn khổng lồ McKinsey & Co. cho thấy gần 60% giám đốc điều hành cấp cao cho biết việc xây dựng kỷ luật quản lý dự án mạnh mẽ là ưu tiên hàng đầu đối với công ty của họ khi họ nhìn về tương lai.
Quản lý dự án đặc biệt quan trọng khi nguồn lực, tiền bạc hoặc thời gian khan hiếm. Hơn một nửa số giám đốc điều hành trong báo cáo của Economist Intelligence Unit cho biết việc tuân theo các phương pháp quản lý dự án trở nên quan trọng hơn kể từ khi cuộc suy thoái bắt đầu.
Các giai đoạn của quản lý dự án
Giai đoạn 1: Khởi tạo dự án
Khởi tạo dự án là giai đoạn đầu tiên của một dự án. Biến một ý tưởng trừu tượng thành một mục tiêu có ý nghĩa. Trong giai đoạn này, bạn cần phát triển một trường hợp kinh doanh và xác định dự án ở mức độ rộng. Để làm được điều đó, bạn phải xác định sự cần thiết của dự án và tạo điều lệ dự án.
Điều lệ dự án là một tài liệu quan trọng bao gồm các chi tiết như các ràng buộc của dự án , mục tiêu, việc bổ nhiệm người quản lý dự án, ngân sách, thời gian dự kiến,…
Khi bạn đã có mục tiêu dự án và phạm vi dự án, hãy xác định các bên liên quan chính của dự án – những người sẽ tham gia vào dự án. Tạo sổ đăng ký các bên liên quan với các vai trò, chỉ định, yêu cầu giao tiếp và ảnh hưởng.
Trong khi mục tiêu rõ ràng của dự án được thiết lập trong giai đoạn này, điều lệ dự án không có bất kỳ chi tiết kỹ thuật nào xảy ra trong giai đoạn lập kế hoạch.
Hãy xem xét ví dụ về một nhà sản xuất ô tô được giao nhiệm vụ phát triển một chiếc xe điện. Việc lựa chọn thiết kế, công suất và năng lượng pin của xe sẽ không phải là một phần của giai đoạn bắt đầu. Điều chắc chắn duy nhất là một chiếc xe điện sẽ được phát triển trong khung thời gian và ngân sách nhất định.
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án
Giai đoạn lập kế hoạch dự án đòi hỏi sự siêng năng hoàn chỉnh vì nó đưa ra lộ trình của dự án. Trừ khi bạn đang sử dụng phương pháp quản lý dự án hiện đại như quản lý dự án nhanh nhẹn, giai đoạn thứ hai của quản lý dự án dự kiến sẽ chiếm gần một nửa thời gian của toàn bộ dự án.
Trong giai đoạn này, các nhiệm vụ chính là xác định các yêu cầu kỹ thuật, phát triển một lịch trình chi tiết của dự án , lập một kế hoạch truyền thông và thiết lập các mục tiêu / công việc được giao.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, phạm vi của dự án được xác định. Có khả năng thay đổi phạm vi của dự án nhưng người quản lý dự án phải chấp thuận sự thay đổi đó. Người quản lý dự án cũng phát triển cấu trúc phân chia công việc, cấu trúc này trực quan hóa rõ ràng toàn bộ dự án trong các phần khác nhau cho nhóm.
Một tiến trình chi tiết của dự án với mỗi sản phẩm có thể phân phối là một yếu tố quan trọng khác của giai đoạn lập kế hoạch. Sử dụng dòng thời gian đó, các nhà quản lý dự án có thể phát triển một kế hoạch giao tiếp và một lịch trình giao tiếp với các bên liên quan có liên quan.
Giảm thiểu rủi ro là một khía cạnh quan trọng khác của quản lý dự án, là một phần của giai đoạn lập kế hoạch. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm ngoại suy dữ liệu trong quá khứ để xác định các rủi ro tiềm ẩn và phát triển một chiến lược để giảm thiểu chúng.
Một yếu tố quan trọng mà các chuyên gia thường bỏ qua là một kế hoạch quản lý thay đổi hiệu quả. Là người quản lý dự án, bạn phải sẵn sàng kết hợp một vài thay đổi trong dự án để tránh tắc nghẽn và chậm trễ dự án .
Trong trường hợp không có kế hoạch quản lý thay đổi hoạt động, phạm vi sẽ xảy ra và gây ra các vấn đề lớn cho nhóm dự án trong giai đoạn sau của dự án. Vì vậy, tốt nhất bạn nên giảm thiểu khả năng xảy ra những thay đổi không lường trước càng nhiều càng tốt.
Giai đoạn 3: Thực hiện dự án
Giai đoạn thực hiện dự án là nơi nhóm của bạn thực hiện công việc thực tế. Là một người quản lý dự án, công việc của bạn là thiết lập quy trình làm việc hiệu quả và theo dõi cẩn thận tiến độ của nhóm.
Một trách nhiệm khác của người quản lý dự án trong giai đoạn này là luôn duy trì sự hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan của dự án . Điều này đảm bảo mọi người hoạt động thống nhất với nhau và dự án diễn ra trơn tru mà không gặp bất kỳ vấn đề nào.
Bạn có thể nhận trợ giúp từ phần mềm cộng tác có sẵn trên thị trường. Chúng sẽ không chỉ giúp ích cho công việc của bạn dễ dàng hơn mà còn cải thiện hiệu quả và tăng năng suất của nhóm của bạn.
Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát dự án
Trong quy trình quản lý dự án, giai đoạn thứ ba và thứ tư không có tính chất tuần tự. Giai đoạn này chạy đồng thời với quá trình thực hiện dự án, do đó đảm bảo rằng các mục tiêu và sản phẩm dự án đã đạt ra được đáp ứng.
Là người quản lý dự án, bạn có thể đảm bảo rằng không ai đi chệch khỏi kế hoạch ban đầu bằng cách thiết lập Các Yếu tố Thành công Quan trọng (CSF) và Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI).
Trong giai đoạn giám sát của quản lý dự án, người quản lý cũng chịu trách nhiệm theo dõi định lượng nỗ lực và chi phí trong suốt quá trình. Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo rằng dự án vẫn nằm trong ngân sách mà còn rất quan trọng đối với các dự án trong tương lai.
Giai đoạn 5: Kết thúc dự án
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình quản lý dự án. Giai đoạn kết thúc dự án cho biết điểm kết thúc của dự án sau khi giao hàng cuối cùng. Có những nhân lực bên ngoài được thuê đặc biệt cho dự án theo hợp đồng. Việc chấm dứt các hợp đồng này và hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết sẽ là trách nhiệm của người quản lý dự án.
Hầu hết các nhóm đều tổ chức một cuộc họp đánh giá sau khi hoàn thành dự án để chiêm nghiệm về những thành công và thất bại của họ trong suốt dự án. Đây là một phương pháp hiệu quả để đảm bảo sự cải tiến liên tục trong công ty nhằm nâng cao năng suất chung của cả đội trong tương lai.
Nhiệm vụ cuối cùng của giai đoạn này là xem xét lại toàn bộ dự án để hoàn thành một báo cáo chi tiết bao gồm mọi khía cạnh. Tất cả các dữ liệu cần thiết được lưu trữ ở một nơi an toàn mà người quản lý dự án của tổ chức đó có thể truy cập được.
Phương pháp luận quản lý dự án
Phương pháp luận quản lý dự án là một tập hợp các nguyên tắc và thực hành hướng dẫn bạn tổ chức các dự án của mình để đảm bảo hiệu suất tối ưu của chúng.
Về cơ bản, nó là một khuôn khổ giúp bạn quản lý dự án của mình theo cách tốt nhất có thể.
Quản lý dự án rất quan trọng đối với các tổ chức và nhóm. Nhưng để nó thực sự hiệu quả, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang áp dụng chính xác phương pháp quản lý dự án cho loại nhóm, dự án, tổ chức và mục tiêu của mình.
Các phương pháp quản lý dự án được sử dụng phổ biến hiện bao gồm:
Phương pháp quản lý dự án Waterfall
Phương pháp Waterfall là một cách tiếp cận truyền thống để quản lý dự án. Trong đó, các nhiệm vụ và giai đoạn được hoàn thành một cách tuyến tính, tuần tự, và mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi bắt đầu tiếp theo.
Các giai đoạn của quản lý dự án Waterfall thường tuân theo trình tự sau:
- Yêu cầu
- Phân tích
- Thiết kế
- Xây dựng
- Thử nghiệm
- Triển khai và bảo trì
Tiến độ dự án sẽ diễn ra theo một hướng, giống như một thác nước thực sự.
Tuy nhiên, cũng giống như một thác nước, điều này có thể nhanh chóng trở nên nguy hiểm. Vì mọi thứ đều được vạch ra ngay từ đầu, nên có rất nhiều chỗ để sai sót nếu kỳ vọng không khớp với thực tế. Và bạn không thể quay lại giai đoạn trước khi nó đã hoàn thành (chỉ cần tưởng tượng bạn đang cố gắng bơi ngược dòng thác – điều này chắc chắn không hề dễ dàng gì).
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Mục tiêu cuối cùng của dự án của bạn được xác định rõ ràng và sẽ không thay đổi.
- Các bên liên quan biết chính xác những gì họ muốn (và nó sẽ không thay đổi).
- Dự án của bạn nhất quán và có thể dự đoán được (tức là sẽ không thay đổi).
- Bạn đang làm việc trong một ngành được quản lý cần theo dõi dự án hoặc tài liệu mở rộng.
- Bạn có thể cần phải đưa những người mới vào dự án giữa chừng và giúp họ tăng tốc một cách nhanh chóng.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Dự án của bạn có thể thay đổi.
- Bạn không có một bức tranh đầy đủ về tất cả các yêu cầu trước khi bắt đầu.
- Bạn cần thực hiện kiểm tra liên tục hoặc thích ứng với phản hồi trong quá trình triển khai dự án.
Phương pháp quản lý dự án Agile
Phương pháp quản lý dự án Agile hay phương pháp quản lý dự án linh hoạt, nhanh nhẹn, xuất phát từ sự không hài lòng ngày càng tăng với cách tiếp cận tuyến tính của các phương pháp quản lý dự án truyền thống.
Khắc phục những hạn chế của các phương pháp quản lý dự án không thể thích ứng với một dự án khi nó đang tiến triển, trọng tâm bắt đầu chuyển sang các mô hình lặp lại nhiều hơn cho phép các nhóm sửa đổi dự án của họ khi cần thiết trong quá trình thay vì phải đợi cho đến khi kết thúc xem xét và sửa đổi.
Khái niệm quản lý dự án Agile đã tiếp tục dẫn dắt cho một số khung con và phương pháp luận cụ thể, chẳng hạn như Scrum, Kanban và Lean.
Với điểm chung là đều tuân theo các nguyên tắc chính của phương pháp quản lý dự án Agile:
- Nó hợp tác.
- Nó nhanh chóng.
- Nó mở ra cho sự thay đổi theo hướng dữ liệu.
Do đó, các phương pháp quản lý dự án linh hoạt thường liên quan đến các giai đoạn công việc ngắn với việc kiểm tra, đánh giá lại và thích ứng thường xuyên trong suốt thời gian.
Trong nhiều phương pháp nhanh, tất cả công việc cần thực hiện được thêm vào một công việc tồn đọng mà các nhóm có thể thực hiện trong từng giai đoạn hoặc chu kỳ, với các nhà quản lý dự án hoặc chủ sở hữu sản phẩm sẽ ưu tiên các công việc tồn đọng để các nhóm biết phải tập trung vào điều gì trước tiên.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Dự án của bạn có thể thay đổi.
- Bạn không chắc ngay từ đầu giải pháp sẽ như thế nào.
- Bạn cần phải làm việc nhanh chóng, và điều quan trọng là bạn thấy tiến độ nhanh hơn là kết quả hoàn hảo.
- Các bên liên quan hoặc khách hàng của bạn cần (hoặc muốn) tham gia vào mọi giai đoạn.
Phương pháp quản lý dự án này không dành cho bạn nếu:
- Bạn cần rất nhiều tài liệu (ví dụ: nếu bạn sẽ đưa những người mới vào tham gia trong dự án).
- Bạn cần một sản phẩm có thể dự đoán được và bạn cần phải rõ ràng về những gì trông như thế nào ngay từ đầu.
- Dự án của bạn không thể thay đổi trong suốt quá trình của nó.
- Bạn không có những thành viên năng động.
- Bạn có những thời hạn nghiêm ngặt hoặc những công việc cần giao mà bạn cần luôn cập nhật.
Phương pháp quản lý dự án Scrum
Scrum là một dạng quản lý dự án nhanh nhẹn. Bạn có thể nghĩ về nó giống như một khuôn khổ hơn là một phương pháp quản lý dự án.
Với Scrum, công việc được chia thành các chu kỳ ngắn được gọi là “nước rút”, thường kéo dài khoảng 1 – 2 tuần. Công việc được thực hiện từ công việc tồn đọng (xem: Quản lý dự án Agile, ở trên) cho mỗi lần lặp lại sprint.
Các nhóm nhỏ được dẫn dắt bởi một Scrum Master (người phải là người quản lý dự án) trong suốt thời gian của sprint, sau đó họ đánh giá kết quả hoạt động của mình trong một “cuộc hồi tưởng về sprint” và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào trước khi bắt đầu sprint tiếp theo.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đang phấn đấu để cải tiến liên tục.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn không có cam kết đầy đủ từ nhóm để làm cho nó hoạt động.
Phương pháp quản lý dự án Kanban
Kanban là một phương pháp khác trong quản lý dự án nhanh nhẹn.
Bắt nguồn từ ngành công nghiệp sản xuất, thuật ngữ “kanban” đã phát triển để biểu thị một khuôn khổ trong đó các nhiệm vụ được thể hiện trực quan khi chúng tiến hành qua các cột trên bảng kanban. Công việc được rút ra từ công việc tồn đọng được xác định trước trên cơ sở liên tục khi nhóm có đủ năng lực và di chuyển qua các cột trên bảng, với mỗi cột đại diện cho một giai đoạn của quy trình.
Kanban rất tuyệt vời để cung cấp cho mọi người một cái nhìn tổng quan trực quan ngay lập tức về vị trí của mỗi tác phẩm tại bất kỳ thời điểm nào. (Bạn có thể sử dụng bảng kanban cho mọi thứ, từ quy trình tiếp thị nội dung đến tuyển dụng.)
Nó cũng giúp bạn biết vị trí có nguy cơ hình thành các nút thắt cổ chai – ví dụ: nếu bạn nhận thấy một trong các cột của mình bị tắc, bạn sẽ biết rằng đó là một giai đoạn của quy trình cần được kiểm tra.
Khi được sử dụng như một phần của phương pháp quản lý dự án nhanh, việc triển khai các giới hạn công việc đang thực hiện (Work In Progress – WIP) cũng rất phổ biến. Giới hạn công việc đang tiến hành hạn chế số lượng nhiệm vụ đang thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào. Có nghĩa là bạn chỉ có thể có một số nhiệm vụ nhất định trong mỗi cột (hoặc trên bảng tổng thể).
Điều này ngăn không cho nhóm của bạn phân tán năng lượng của họ qua quá nhiều nhiệm vụ và thay vào đó đảm bảo rằng họ có thể làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào từng nhiệm vụ riêng lẻ.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đang tìm kiếm một bản trình bày trực quan về tiến độ dự án của mình.
- Bạn muốn cập nhật trạng thái trong nháy mắt.
- Bạn muốn khuyến khích sử dụng các giới hạn WIP để nhóm của bạn có thể tập trung.
- Bạn thích làm việc trên cơ sở “kéo” liên tục.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Quy trình của bạn là siêu phức tạp hoặc có hàng tấn giai đoạn.
- Bạn muốn một hệ thống đẩy thay vì một hệ thống kéo.
Phương pháp quản lý dự án Lean
Lean là một phương pháp quản lý dự án khác có nguồn gốc từ sản xuất (và cụ thể là Hệ thống sản xuất Toyota). Đó là tất cả về việc áp dụng các nguyên tắc tinh gọn vào các phương pháp quản lý dự án của bạn để tối đa hóa giá trị và giảm thiểu lãng phí.
Trong khi điều này ban đầu đề cập đến việc giảm lãng phí vật chất trong quá trình sản xuất, thì bây giờ nó đề cập đến các thực hành lãng phí khác trong quá trình quản lý dự án. Chúng được gọi là 3M: muda, mura và muri.
- Muda (lãng phí) tiêu tốn tài nguyên mà không tạo thêm giá trị cho khách hàng.
- Mura (không đồng đều) xảy ra khi bạn sản xuất quá mức ở một khu vực khiến tất cả các khu vực khác của bạn bị ảnh hưởng, khiến bạn có quá nhiều hàng tồn kho (lãng phí) hoặc quy trình không hiệu quả (cũng lãng phí).
- Muri (quá tải) xảy ra khi có quá nhiều sức ép đối với các nguồn lực như thiết bị và con người, thường có thể dẫn đến sự cố – ở cả máy móc và con người.
Sử dụng các nguyên tắc chính của Lean, người quản lý dự án có thể giảm thiểu các loại lãng phí này để tạo ra quy trình làm việc hiệu quả hơn.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đang tìm kiếm một bộ các nguyên tắc sẽ giúp bạn cắt giảm lãng phí và tối ưu hóa dự án của bạn.
- Bạn luôn cố gắng cải thiện và gia tăng giá trị cho khách hàng.
- Cuối cùng bạn muốn giảm chi phí.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn không có khả năng gặp phải các vấn đề về nguồn cung cấp (ví dụ như bạn không có đủ hàng tồn kho trong kho) hoặc mất chỗ cho lỗi (ví dụ như trong trường hợp thiết bị thiết yếu bị hỏng).
- Bạn không có ngân sách để đầu tư vào nó (trong khi quản lý dự án tinh gọn nhằm mục đích giảm chi phí tổng thể, thì việc thực hiện có thể tốn kém).
- Bạn là người thực sự thích lãng phí.
Trên đây là một số thông tin tổng hợp về quản lý dự án. Mong rằng những thông tin cung cấp trong bài viết có thể giúp các bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về quản lý dự án, các giai đoạn thực hiện cũng như phương pháp luận giúp bạn quản lý dự án hiệu quả. Chúc các bạn thành công!
