Quản trị dự án giữ cho các dự án chạy trơn tru, đúng ngân sách, giao hàng kịp thời và làm hài lòng khách hàng. Để thực hiện dự án một cách nhất quán, bạn cần phải có một khuôn khổ tổng thể giám sát dự án. Đây là lúc quản trị dự án phát huy vai trò của mình. Vậy quản trị dự án là gì, tầm quan trọng của quản trị dự án trong quản lý dự án là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay để có lời giải đáp chính xác nhất nhé!
Quản trị dự án là gì?
Quản trị dự án là tập hợp các chính sách, quy định, chức năng, quy trình, thủ tục và trách nhiệm xác định việc thiết lập, quản lý và kiểm soát các dự án, chương trình và danh mục đầu tư. Một cách ngắn gọn, quản trị dự án đưa ra tất cả những thứ cần thiết cho người quản lý dự án để quản lý một dự án.
Quản trị dự án là một yếu tố quan trọng và hữu ích của một dự án. Trong khi đưa ra quyết định trong một dự án, những quyết định này không nên dựa trên những hành động tức thì. Bởi vì loại quyết định tức thời này có nguy cơ gây hại cho toàn bộ dự án.
Quản trị dự án cung cấp một khuôn khổ hợp lý và có thẩm quyền để ra quyết định trong các dự án của một công ty hoặc tổ chức. Nếu công ty của bạn có cách tiếp cận có cấu trúc, hay nói cách khác là quản trị dự án tốt, thì điều này sẽ làm cho các quyết định của bạn hiệu quả hơn và bạn sẽ đưa ra các quyết định này nhanh hơn.
Ví dụ, cách kiểm soát ngân sách, cách kiểm soát lịch trình,… đều được xác định trong các quy trình có trong quản trị dự án. Nếu một vấn đề chưa được tính toán xảy ra trong ngân sách của dự án, khung quản trị dự án của bạn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định giải quyết vấn đề này. Nếu không có quản trị dự án, vấn đề này có thể ngày càng trở nên nghiêm trọng hơn và có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
Tầm quan trọng của Quản trị Dự án trong Quản lý Dự án là gì?
Quản trị dự án như một gói toàn bộ hỗ trợ để đạt được thành công của dự án. Quản trị dự án lập khuôn khổ về cách thức trao đổi thông tin giữa tất cả các bên liên quan; nói cách khác thông tin sẽ được chuyển tải như thế nào.
Nó cũng xác định tất cả các trách nhiệm và quyền hạn của các thành viên nhóm dự án. Bằng cách này, mọi thành viên trong nhóm dự án sẽ biết trước vai trò của họ và hành động phù hợp. Quản trị dự án cũng cung cấp một chiến lược để ra quyết định. Điều này sẽ giúp người quản lý dự án đưa ra quyết định hiệu quả trong trường hợp có vấn đề hoặc thay đổi.
Tóm lại, nếu bạn áp dụng Quản trị dự án tốt, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro và tăng lợi ích trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Quản trị dự án bao gồm những gì?
Quản trị dự án không chỉ bao gồm các công cụ, quy trình hoặc mô hình. Các bên liên quan, thủ tục, tiêu chuẩn, trách nhiệm,… cũng là một phần của quản trị dự án. Tất cả các yếu tố này tạo thành một cấu trúc để đưa ra quyết định tốt hơn trong dự án. Nếu bạn có các thủ tục và tiêu chuẩn trong quản trị dự án của mình, các quyết định sẽ được đưa ra nhanh chóng hơn. Nếu các trách nhiệm được xác định trong quản trị dự án, các bên liên quan nội bộ sẽ nhận thức được vai trò chính của họ trong dự án và khả năng xung đột sẽ giảm đi rất nhiều.
Quản trị dự án so với Quản trị công ty so với Quản lý dự án
Dự án và quản trị doanh nghiệp có liên quan với nhau, nhưng chúng không giống nhau. Quản trị công ty hoạt động trên quy mô lớn hơn nhiều bằng cách thông báo cho các nhà cung cấp, chính quyền địa phương, người tiêu dùng và bất kỳ ai khác có thể có tác động đến toàn bộ công ty. Chúng làm việc để đảm bảo rằng tất cả các dự án nội bộ đều có chỗ để phát triển. Quy mô thông tin chúng nhận được phải được cô đọng cho nhóm.
Hãy coi quản trị công ty là một tổng thể trong khi quản trị dự án bao gồm nhiều bộ phận. Công ty là cái cây trong khi các dự án là chiếc lá. Quản trị dự án nói chuyện với công ty, và công ty sẽ nói chuyện với mọi người khác. Nhiều người tham gia vào một dự án duy nhất và họ có thể không biết rằng chúng có bất kỳ tác động nào. Mặc dù điều này có thể gây áp lực lên nhóm dự án, nhưng nó cũng cho phép có thêm thông tin và đưa ra các quyết định tốt hơn.
Về mặt quản lý dự án, điều này cũng không giống như quản trị dự án. Sự khác biệt là tập trung và ý định.
Quản trị là tập trung vào việc tạo ra môi trường để quản lý dự án tốt, đảm bảo cho hoạt động quản lý của tổ chức được tốt. Quản trị dự án được thực hiện ở cấp cao nhất của tập đoàn hoặc doanh nghiệp, trong khi quản lý dự án tập trung vào việc mang lại kết quả cho cơ quan quản lý. Tuy nhiên, quản trị dự án thành công là điều quan trọng để quản lý dự án thành công và ngược lại.
Những cân nhắc quan trọng để Quản trị dự án thành công
Để đảm bảo sự thành công của các dự án của bạn, điều quan trọng là phải có các khía cạnh sau:
- Cấu trúc báo cáo rõ ràng
Ai chịu trách nhiệm về những quyết định nào? Ai nhận báo cáo nào? Những người ra quyết định có tất cả thông tin họ cần không?
- Một kế hoạch vững chắc
Điều này bao gồm kế hoạch thời gian, nhưng cũng bao gồm cách quản lý các nguồn lực, rủi ro, sự thay đổi và chất lượng.
- Các bên liên quan tham gia
Các bên liên quan của bạn là bất kỳ ai bị ảnh hưởng hoặc tham gia vào dự án. Các bên liên quan càng tham gia nhiều thì họ càng dễ làm việc với nhau hơn. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách giữ cho mọi người được thông báo và tham gia.
- Vai trò và trách nhiệm rõ ràng
Những điều này tránh thông tin sai lệch và trùng lặp công việc.
- Thực hiện các bài học kinh nghiệm
Cố gắng xây dựng một nền văn hóa cải tiến liên tục và cố gắng tránh thất vọng khi liên tục mắc những sai lầm giống nhau.
Thiếu nền tảng quản trị dự án phù hợp có thể làm trật bánh ngay cả một dự án được thiết kế tốt. Mặc dù bắt buộc phải kết hợp những hiểu biết sâu sắc về kỹ thuật và những ý tưởng sáng tạo vào dự án, nhưng người ta không thể làm suy yếu tầm quan trọng của việc quản lý và điều hành dự án tốt. Nó giúp bạn đưa ra các câu hỏi và vấn đề mà trước khi triển khai nó thậm chí bạn còn không nhìn thấy được. Nó là một công cụ đa năng để quản lý dự án mang đến một khía cạnh mới và một chất lượng khác biệt cho một dự án thông thường khác.
Mong rằng với những thông tin cung cấp trong bài viết hôm nay, các bạn đã có cái nhìn rõ xác hơn về quản trị dự án. Đồng thời hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và sự cần thiết của việc quản trị dự án trong quản lý dự án hiện nay. Chúc các bạn thành công!
