Thư từ chối ứng viên trông như thế nào? Thư từ chối ứng viên được gửi theo hình thức nào, bao gồm những thông tin gì? Nếu bạn là nhà tuyển dụng, bạn có nên thông báo cho những ứng viên không được mời làm việc không? Còn nếu bạn là ứng viên thì có nên trả lời lại thư từ chối hay không?
Đây có lẽ là những câu hỏi được nhiều ứng viên quan tâm khi tham gia quá trình tuyển dụng. Thực tế nhiều công ty không còn gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn cho một vị trí. Tuy nhiên, vẫn có một số công ty thông báo cho những ứng viên chưa được chọn bằng thư từ chối ứng viên.
Vậy thư từ chối ứng viên là gì, hình thức và cách viết ra sao? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay để có lời giải đáp chính xác nhất nhé!
Thư từ chối ứng viên là gì?
Thư từ chối ứng viên là tài liệu mà nhà tuyển dụng gửi cho những ứng viên không lọt vào giai đoạn tiếp theo của quá trình tuyển chọn.
Hình thức thư từ chối ứng viên
Có 2 hình thức gửi thư mời phỏng vấn chính là gửi qua đường bưu điện và email. Trong đó, các nhà tuyển dụng thường sử dụng email để gửi thư từ chối ứng viên hơn vì nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Tại sao nên gửi thư từ chối ứng viên?
Theo dữ liệu từ một cuộc khảo sát của trang việc làm Indeed, có đến 44% ứng viên cho biết họ đã chờ đợi đến 2 tuần để nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng và 15% khác phải đợi đến hàng tháng.
Đối với một ứng viên đã đếm số ngày kể từ khi gửi CV ứng tuyển của họ, khoảng thời gian chờ đợi sau khi nộp CV có thể giống như cả đời – và việc không nhận được phản hồi sẽ vẽ nên một hình ảnh tiêu cực về quy trình tuyển dụng của bạn.
Tất nhiên, nếu bạn có hàng tá ứng viên đã ứng tuyển vào một vị trí nào đó, việc gửi tin nhắn từ chối được cá nhân hóa cho từng người không được chọn cho công việc có vẻ như là một công việc tẻ nhạt và tốn thời gian. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn không được bỏ qua hoặc trì hoãn bước này. Bởi vì:
- Thư từ chối ứng viên cho thấy rằng bạn công nhận nỗ lực mà họ đã bỏ ra khi ứng tuyển và / hoặc phỏng vấn, đồng thời giúp hạn chế bất kỳ cảm giác tiêu cực nào đối với công ty của bạn.
- Thông báo cho ứng viên sẽ đảm bảo rằng họ sẽ không phải chờ đợi câu trả lời và có thể giảm số lượng email đăng ký mà bạn nhận được từ những ứng viên đó.
- Nếu một ứng viên đã gây ấn tượng với bạn về bộ kỹ năng của họ và bạn cảm thấy họ là người phù hợp với văn hóa mặc dù không phù hợp với vị trí mà bạn hiện đang tìm kiếm, bạn có thể khuyến khích họ nộp đơn cho các vị trí khác trong công ty.
Bằng cách tạo mẫu email từ chối, bạn có thể giảm lượng thời gian dành cho nhiệm vụ này trong khi vẫn cung cấp cho ứng viên thông tin họ cần.
Những thông tin cần có trong thư từ chối ứng viên
Một email từ chối ứng viên nên bao gồm những thông tin cơ bản như sau:
“Cảm ơn”
Luôn cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến công ty và bất kỳ thời gian nào họ đã dành để hoàn thành đơn đăng ký hoặc phỏng vấn với nhân viên. Ngoài việc lịch sự, thông điệp này còn cho ứng viên cảm thấy tổ chức của bạn luôn coi trọng thời gian của người khác.
Cá nhân hóa
Sử dụng họ và tên của ứng viên. Nếu có thể, bạn cũng có thể bao gồm một ghi chú từ cuộc trò chuyện hoặc đề cập đến một thuộc tính tích cực cụ thể mà bạn đánh giá cao.
Phản hồi
Các ứng viên thường đánh giá cao ý kiến đóng góp từ các nhà tuyển dụng mà họ đã phỏng vấn vì nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về các lĩnh vực cần cải thiện và có thể giúp họ xem xét các bước tiếp theo trong quá trình tìm kiếm việc làm của mình. Ví dụ: nếu bạn từ bỏ một ứng viên để chuyển sang một người có nhiều kinh nghiệm hơn, ứng viên có thể chọn ứng tuyển vào các vị trí phù hợp hơn với trình độ nghề nghiệp của họ.
Thư mời nộp đơn lại
Nếu bạn cảm thấy một ứng viên phù hợp với công ty ở một vị trí khác, hãy cho họ biết bạn muốn họ ứng tuyển vào các cơ hội khác trong tương lai. Tuy nhiên, nếu bạn không cảm thấy ứng viên phù hợp với văn hóa hoặc kỹ năng tốt, thì không cần phải đưa lời mời này vào thư của bạn.
Mẫu thư từ chối ứng viên
Dưới đây là một số mẫu thư từ chối ứng viên mà bạn có thể tham khảo để dễ dàng hơn trong việc soạn thảo thư từ chối ứng viên của mình:
Làm gì sau khi bạn nhận được thư từ chối ứng viên?
Nhận được lời từ chối không bao giờ là dễ chịu, cho dù nó diễn ra dưới hình thức nào. Tuy nhiên, tốt hơn hết là bạn nên có một câu trả lời dứt khoát về một công việc hơn là tự hỏi khi nào hoặc liệu bạn sẽ nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng.
Bạn cũng có thể dành thời gian để viết thư cảm ơn, ngay cả khi bạn không nhận được công việc. Nó có thể mở ra những cơ hội trong tương lai có thể phù hợp hơn với bạn.
Làm thế nào để đối phó với việc bị từ chối?
Dưới đây là một số lời khuyên về cách xử lý việc bị từ chối khi ứng tuyển việc làm.
Đừng quá mong đợi việc nhận được thư từ chối ứng viên
Thực tế, nhiều nhà tuyển dụng đã không còn gửi thư từ chối ứng viên nữa, cả vì bận rộn và vì họ đã có một lượng lớn ứng viên cho vị trí này. Nếu bạn nhận được một lá thư hoặc email từ chối, đó có thể sẽ là một lá thư chung chung, không mang tính cá nhân.
Chuyển sự tập trung sang các cơ hội khác
Hãy dành một giây để thương tiếc về cơ hội đã mất, nhưng sau đó hãy chuyển hết năng lượng của bạn và tập trung vào khám phá những khả năng công việc khác.
Không có gì là khó khăn cho những thắc mắc
Trường hợp bạn đã có một hoặc hai cuộc phỏng vấn cá nhân với một công ty nhưng sau đó bị từ chối, bạn có thể gửi cho người phỏng vấn một câu hỏi để xin lời khuyên về những gì bạn có thể làm tốt hơn trong các cuộc phỏng vấn trong tương lai. Họ có thể không trả lời, nhưng ít nhất bạn đã cố gắng – và điều này cũng có thể giúp bạn có thêm ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Trên đây là một số thông chia sẻ về thư từ chối ứng viên. Hy vọng với những thông tin cung cấp trong bài viết các bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về một lá thư từ chối ứng viên, nắm được cách viết một lá thư từ chối ứng viên trong trường hợp là nhà tuyển dụng cũng như biết cách trả lời một lá thư từ chối trong trường hợp là ứng viên. Dù trong vai trò nào thì Đọc Sách Hay luôn mong rằng những thông tin trong bài viết có thể giúp ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công!
