Làm thế nào để trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp nhất đang là vấn đề được không ít ứng viên quan tâm hiện nay khi tham gia vào quá trình tuyển dụng, tìm kiếm việc làm. Làm thế nào để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn qua việc trả lời thư mời phỏng vấn?
Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay để có lời giải đáp chính xác nhất!
Tầm quan trọng của việc trả lời thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp
Cách bạn tương tác với nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng cũng quan trọng như kỹ năng và trình độ của bạn khi tìm việc. Trước khi một công ty chính thức gặp bạn, họ đang hình thành ý kiến về bạn như một ứng viên tiềm năng. Do đó, cách bạn giao tiếp, phản hồi với công ty, ngay cả từ những giai đoạn đầu trong quá trình tuyển chọn tuyển dụng là điều tối quan trọng. Đây là cơ hội để tạo ấn tượng tốt ban đầu bằng sự chu đáo và chuyên nghiệp khi trả lời các cuộc hẹn phỏng vấn.
Điều cần thiết là phải trả lời nhà tuyển dụng để xác nhận rằng bạn sẽ tham dự cuộc phỏng vấn. Điều này cũng có thể hơi khó khăn, đặc biệt là đối với một ứng viên mới bắt đầu quá trình tìm kiếm việc của mình.
Cách trả lời thư mời phỏng vấn qua email
Hầu hết các công ty hiện nay đều gửi thư mời phỏng vấn cho ứng viên thông qua email. Do đó, để đáp lại lời mời phỏng vấn, bạn nên gửi phải hồi qua email với địa chỉ mà nhà tuyển dụng đã cung cấp cho bạn.
Dưới đây là một số nguyên tắc cần ghi nhớ khi bạn viết email trả lời thư mời phỏng vấn của mình:
Những gì cần có trong dòng chủ đề:
Bao gồm chức danh công việc ứng tuyển và tên của bạn trong dòng tiêu đề email:
Chủ đề: Xác nhận phỏng vấn Chức danh công việc – Tên của bạn
Hãy nhớ rằng nhà tuyển dụng có thể đang sắp xếp một số cuộc phỏng vấn, bao gồm tên của bạn để giúp họ sắp xếp email dễ dàng hơn. Nó cũng giúp ích trong trường hợp email của bạn được chuyển tiếp đến những người phỏng vấn khác.
Những gì cần có trong nội dung email:
Tại sao bạn viết email này: Bạn có thể bắt đầu bằng cách nói, “Cảm ơn Quý công ty/ Anh (Chị) đã cho cơ hội …” hoặc “Tôi viết thư để xác nhận chi tiết cuộc phỏng vấn …”. Trong trường hợp bạn không thể tham gia phỏng vấn, hãy trả lời một cách lịch sự bằng một tin nhắn giải thích ngắn gọn.
Hãy chắc chắn cảm ơn người nhận email về cơ hội phỏng vấn, ngay cả khi bạn không thể tham gia phỏng vấn.
Hỏi về những gì bạn cần mang theo: Sau khi xác nhận thông tin mình sẽ tham gia buổi phỏng vấn, bạn nên hỏi thêm về những gì mình cần mang theo để hỗ trợ cho quá trình phỏng vấn: bản sao sơ yếu lý lịch, CV,….
Trong email của bạn, bạn có thể hỏi xem có bất kỳ điều gì bạn nên mang theo khi phỏng vấn hoặc nếu có bất kỳ thông tin nào bạn có thể chia sẻ trước khi phỏng vấn.
Bao gồm thông tin liên hệ của bạn: Mặc dù nhà tuyển dụng có thông tin liên hệ của bạn, tuy nhiên hãy giúp họ dễ dàng theo dõi, nếu họ cần, bằng cách đưa các thông tin đó vào chữ ký email của bạn .
Đọc lại tin nhắn: Mặc dù đây là một xác nhận đơn giản về một cuộc phỏng vấn, hãy đọc kỹ thư trước khi bạn nhấp vào gửi. Tất cả các thư từ, email khi giao tiếp với nhà tuyển dụng sẽ phản ánh kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của bạn và lỗi chính tả hoặc ngữ pháp là một điều cần được chú ý để tránh những đánh giá không tốt từ nhà tuyển dụng.
Gửi một bản sao cho chính bạn: Trước khi gửi thư trả lời phỏng vấn cho nhà tuyển dụng, bạn có thể gửi email đó cho chính mình. Bằng cách đó, bạn sẽ có một bản sao trong hộp thư đến của mình, có thể xem xét lại lần cuối hình thức, nội dung của email trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.
Nên trả lời thư mời phỏng vấn vào thời điểm nào?
Lý tưởng nhất là bạn sẽ gửi email trả lời thư mời phỏng vấn ngay sau khi có thông báo ( thường là một cuộc điện thoại hoặc có thể là một email) về cuộc phỏng vấn.
Trường hợp, bạn nhận được thông báo về một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, nhà tuyển dụng có thể đề cập rằng họ có kế hoạch gửi email xác nhận cho bạn. Nếu đúng như vậy, hãy đợi email đến. Nếu bạn không nhận được thông báo xác nhận trong vòng một hoặc hai ngày, hãy liên hệ với nhà tuyển dụng để xác nhận.
Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn
Dưới đây là một số mẫu trả lời thư mời phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo để trả lời thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng:
Làm gì trước buổi phỏng vấn xin việc
Tìm hiểu thêm về những người phỏng vấn: Khi một cuộc phỏng vấn đã được sắp đặt sẵn sàng, bạn nên bắt đầu nghiên cứu. Tìm kiếm tên của những người thực hiện cuộc phỏng vấn trên Google có thể giúp dẫn đến hồ sơ LinkedIn và các tài khoản mạng xã hội khác. Đây là một cách tốt để bạn tìm thấy điểm chung giữa mình và những người sẽ phỏng vấn bạn, nó có thể giúp ích rất nhiều cho cuộc phỏng vấn của bạn đấy.
Chọn trang phục phỏng vấn: Chọn trang phục chuyên nghiệp, thoải mái và phù hợp với văn hóa công ty. Hãy thử nó trước để đảm bảo rằng mọi thứ vẫn vừa vặn.
Lên kế hoạch cho một tuyến đường đi phỏng vấn: Tìm hiểu xem bạn sẽ mất bao lâu để đến một cuộc phỏng vấn, thậm chí có thể tính đến tình trạng giao thông không tốt và đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để đến địa điểm phỏng vấn đúng thời gian ngay cả khi tình trạng giao thông không tốt.