Xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả là một cách tuyệt vời để làm cho nơi làm việc của bạn hiệu quả hơn, hợp tác và gắn bó hơn.
Truyền thông nội bộ là tương lai của công việc. Cho dù bạn đang phát triển một doanh nghiệp nhỏ hay lớn, giao tiếp nội bộ của bạn có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của công ty bạn.
Cách bạn giao tiếp với nhân viên của mình có tác động to lớn đến năng suất của nhân viên, tinh thần đồng đội, trải nghiệm của nhân viên và cuối cùng là mức độ gắn kết của nhân viên. Thống kê cho thấy, 44% nhân viên cảm thấy rằng các nhà quản lý không cung cấp thông tin rõ ràng về tầm nhìn của công ty và 72% nhân viên không hiểu đầy đủ về chiến lược của công ty.
Vậy, truyền thông nội bộ thực sự là gì và ai sẽ chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ? Những thách thức mà hầu hết các doanh nghiệp đang phải đối mặt và tại sao truyền thông nội bộ nên được ưu tiên hàng đầu? Bài viết dưới đây của Đọc Sách Hay sẽ giúp các bạn có lời giải đáp chính xác nhất!
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ đề cập đến một nhóm các quy trình hoặc công cụ chịu trách nhiệm về luồng thông tin và sự cộng tác hiệu quả giữa những người tham gia trong một tổ chức.
Truyền thông nội bộ liên quan đến giao tiếp giữa lãnh đạo cao nhất, quản lý và nhân viên. Giao tiếp nội bộ vững chắc nuôi dưỡng văn hóa công ty và xây dựng sự gắn bó của nhân viên.
Ai là người chịu trách nhiệm về truyền thông nội bộ?
Đối với nhiều tổ chức lớn, có một bộ phận truyền thông sẽ xử lý các hoạt động tương tác, nhắn tin và chiến lược liên lạc nội bộ. Và trong các công ty khác hoặc các tổ chức nhỏ hơn, bộ phận nhân sự và lãnh đạo công ty có thể giữ trách nhiệm đó.
Tuy nhiên, truyền thông nội bộ có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của doanh nghiệp. Nó cũng liên quan đến nhiều người tham gia khác nhau: lãnh đạo, các nhà quản lý và nhân viên. Theo nghĩa đó, truyền thông nội bộ không chỉ liên quan đến một bộ phận. Đó là trách nhiệm của tất cả mọi người trong một tổ chức.
Mọi người trong tổ chức ên cảm thấy có trách nhiệm với truyền thông nội bộ:
- Giám đốc điều hành phát triển tầm nhìn, mục tiêu và tuyên bố sứ mệnh của công ty.
- Các nhà quản lý giải thích các mục tiêu của công ty và vai trò của nhân viên phù hợp như thế nào trong mục tiêu chung.
- Nhân viên đóng góp vào truyền thông nội bộ bằng cách tạo và chia sẻ nội dung thông tin.
Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ đối với sự phát triển của doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ hiệu quả tăng năng suất của nhân viên
Mặc dù email là hình thức giao tiếp chính của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên việc làm lộn xộn hộp thư đến với các thông báo email liên tục hoặc không liên quan thực sự có thể gây ảnh hưởng bất lợi đến năng suất của nhân viên.
Trung bình nhân viên kiểm tra email của họ 36 lần một giờ. Sau mỗi lần gián đoạn, nhân viên phải mất 23 phút để quay lại công việc của họ.
Một nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng nhân viên dành gần 20 phần trước của tuần làm việc để tìm kiếm thông tin nội bộ hoặc theo dõi những đồng nghiệp có thể trợ giúp trong các nhiệm vụ cụ thể. Hơn nữa, chỉ có 13% nhân viên sử dụng mạng nội bộ của họ hàng ngày.
Email hoặc Intranet chắc chắn không phải là giải pháp tốt nhất để cung cấp thông tin và tương tác với nhân viên.
Thay vào đó, hãy sử dụng nền tảng giao tiếp của nhân viên giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin phù hợp với đúng nhân viên vào đúng thời điểm .
Sử dụng nền tảng giao tiếp của nhân viên thay vì email hoặc mạng nội bộ là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần khi họ cần. Nó cũng giúp họ tương tác với nội dung cụ thể cho vai trò của họ, mà không bị phân tâm bởi tình trạng quá tải thông tin.
Truyền thông nội bộ giúp nâng cao tình thần đồng đội giữa các nhân viên
Truyền thông nội bộ của bạn không chỉ giúp cải thiện năng suất của nhân viên mà còn nâng cao tinh thần đồng đội, khuyến khích đổi mới và thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban.
Khi nhân viên có quyền truy cập vào các bản cập nhật sản phẩm mới nhất và có thể chia sẻ thông tin và ý tưởng với đồng nghiệp của mình, họ có thể đưa ra quyết định và hoàn thành dự án nhanh hơn.
Truyền thông nội bộ cải thiện trải nghiệm của nhân viên
83% các nhà lãnh đạo nhân sự nói rằng trải nghiệm của nhân viên là “quan trọng” hoặc “rất quan trọng” nhưng làm thế nào để bạn thực sự cải thiện trải nghiệm của nhân viên?
Câu trả lời nằm ở truyền thông nội bộ của bạn.
Khi nhân viên hiểu rõ về tác động của công việc của họ đối với doanh nghiệp, họ cảm thấy đóng góp của mình có giá trị và thậm chí có động lực hơn để vượt xa các mục tiêu. Nói cách khác, truyền thông nội bộ có tác động lớn đến trải nghiệm của nhân viên của bạn.
Nhận thức của nhân viên về tổ chức và vai trò của họ trong tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần, động lực và sự hài lòng của họ.
Và nếu bạn muốn cải thiện trải nghiệm nhân viên mà bạn đang cung cấp, bạn cần phải xây dựng một mối quan hệ liên lạc nội bộ vững chắc.
Truyền thông nội bộ giúp tăng sự gắn kết nhân viên
Xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả là một cách tuyệt vời để gắn kết với nhân viên của bạn.
Khi nhân viên phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu của công ty, cảm thấy có giá trị và biết rằng vai trò của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của công ty, họ có nhiều khả năng cảm thấy gắn bó và ở lại với công ty của bạn. Nói một cách đơn giản, truyền thông nội bộ có tác động trực tiếp đến sự gắn kết của nhân viên.
Hơn nữa, những nhân viên được cung cấp thông tin và gắn bó có nhiều khả năng trở thành đại sứ thương hiệu hơn. Và khi nói đến việc vận động nhân viên, truyền thông nội bộ là yếu tố rất quan trọng.
Nhân viên của bạn cần hiểu rõ về tầm nhìn và sản phẩm của công ty để chia sẻ kiến thức đó với mạng lưới cá nhân của họ.
Nhân viên của bạn là những người đầu tiên chứng kiến thương hiệu, giá trị và mục tiêu của bạn; họ cũng là những người truyền đạt trải nghiệm đó ra thế giới bên ngoài .
Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp luôn thông báo cho nhân viên về cách thương hiệu đang phát triển để họ có thể chia sẻ thông tin đó với mạng lưới cá nhân của mình.
Các thương hiệu tốt nhất cho phép nhân viên kết nối và chia sẻ tầm nhìn của công ty bằng cách cung cấp sự rõ ràng về các mục tiêu, cột mốc quan trọng, thay đổi quy trình và các sáng kiến khác.
Khi nhân viên cảm thấy gắn bó, họ có nhiều khả năng chia sẻ thông điệp thương hiệu của bạn hơn. Điều này có thể tạo ra một sự thúc đẩy rất cần thiết cho các nhân viên nhân sự và tuyển dụng đang tìm cách tạo ra một thương hiệu nhà tuyển dụng tuyệt vời và xây dựng mạng lưới niềm tin với các ứng viên .
Các thách thức truyền thông nội bộ phổ biến nhất cần giải quyết
Mặc dù truyền thông nội bộ là một khái niệm tổ chức quan trọng, nhưng sự hiện diện của nó có thể rất thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp.
Dữ liệu do các chuyên gia thu thập cho thấy 60% nhà tuyển dụng không có kế hoạch truyền thông nội bộ dài hạn. Mặc dù rất nhiều chuyên gia tuyên bố rằng cải thiện giao tiếp nội bộ nên là ưu tiên số một cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Những thách thức về giao tiếp nội bộ mà hầu hết các doanh nghiệp đang phải đối mặt bao gồm:
Thay đổi giao tiếp từ trên xuống thành giao tiếp ngang
Có một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả không có nghĩa là CEO phải chia sẻ thông tin cập nhật của công ty cho nhân viên.
Thay vào đó, nhân viên nên tham gia vào chiến lược và được khuyến khích bắt đầu các cuộc thảo luận. Hãy nhớ rằng, truyền thông nội bộ của bạn nên là một con đường hai chiều.
Cải thiện giao tiếp nội bộ tại chỗ dựa trên phản hồi của nhân viên
Khi nói đến truyền thông nội bộ, thu thập phản hồi của nhân viên là một khởi đầu tốt nhưng bộ phận truyền thông nội bộ và đội nhân sự cần tìm cách thực hiện các giải pháp thực sự dựa trên phản hồi mà họ nhận được từ nhân viên.
Thu hút nhân viên bằng nội dung cung cấp thông tin cho dù họ ở đâu
Ngày nay, ngày càng có nhiều nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc với các đồng nghiệp ở nhiều nơi khác nhau trên thế giới.
Việc đảm bảo nhân viên nhận được thông tin phù hợp vào đúng thời điểm có thể là một thách thức đối với các công ty có cơ cấu tổ chức phức tạp.
Đo lường kết quả của chiến lược truyền thông nội bộ tại chỗ
Có thể khó xác định những KPI nào cần theo dõi và cách thu thập dữ liệu để có thể đo lường hiệu suất của chiến lược tại chỗ.
Trên thực tế, 60% các chuyên gia truyền thông không có sẵn một chiến lược cụ thể để đo lường các nỗ lực truyền thông nội bộ của họ.
Việc thiếu số liệu này dẫn đến một số vấn đề:
- Thông tin được phân tán trên một số phòng ban, nền tảng và kênh trong tổ chức
- Việc điều chỉnh chiến lược truyền thông nội bộ với các mục tiêu kinh doanh trở nên khó khăn
- Những người giao tiếp nội bộ không thể đưa chiến lược của họ lên cấp độ tiếp theo
- Các tin nhắn được chia sẻ với nhân viên trở nên khó hiểu
- Có những quan niệm sai lầm xung quanh những gì truyền thông nội bộ làm
- Chứng minh giá trị của truyền thông nội bộ trở thành một thách thức
- Những người giao tiếp nội bộ không được coi là đối tác kinh doanh chiến lược.
Làm thế nào để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả?
Tất cả các tổ chức, bất kể quy mô, nên có một kế hoạch truyền thông nội bộ được xây dựng tốt. Vậy làm thế nào để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả?
Dưới đây là một số bước chính nên có trong quá trình xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ của bạn:
- Phân tích tình hình hiện tại của tổ chức – xác định nơi truyền thông đã tốt và nơi nào có thể cải thiện.
- Xác định mục tiêu và mục tiêu truyền thông – lợi thế của truyền thông nội bộ cho công ty của bạn là gì?
- Xác định đối tượng của bạn và phân khúc phù hợp – xác định các nhóm theo phòng ban, vị trí, kỹ năng, thế hệ… Chọn các danh mục phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
- Vạch ra các thông điệp cốt lõi của bạn – rõ ràng để mọi người hiểu chúng.
- Chỉ định các chiến thuật và kênh giao tiếp của bạn – chẳng hạn như Gmail, Slack, Trello, nguồn cấp tin tức…
- Tạo lịch liên lạc nội bộ – và cập nhật lịch.
- Xác định các chỉ số hiệu suất chính để theo dõi kết quả – đo lường hiệu quả của truyền thông nội bộ giúp xác định các cải tiến cả ngắn hạn và dài hạn.
Một kế hoạch truyền thông được xây dựng tốt sẽ hỗ trợ tổ chức của bạn trong tất cả các sáng kiến nội bộ và giúp bạn duy trì liên lạc nhất quán với nhân viên. Bằng cách thực hiện các bước trên và hiểu tầm quan trọng của một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, bạn sẽ tiến gần hơn đến một nơi làm việc hợp tác và gắn bó hơn.
Hy vọng với những thông tin cung cấp trong bài viết hôm nay, các bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về truyền thông nội bộ là gì, tầm quan trọng của việc triển khai truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp cũng như cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả. Chúc các bạn thành công!
